El scope de responsabilidades de una secretaria no siempre está claramente definido. Es común encontrarse con que las tareas se multiplican en comparación con aquellas para las que originalmente fueron contratadas. A veces ocurre que les encomiendan una labor y, si la hacen bien, pasan automáticamente a ser las nuevas responsables. Otras veces les solicitan cosas insólitas, trámites personales completamente ajenos al negocio y hasta algunas "misiones imposibles". Y por lo general, con su mejor sonrisa, contestan a cada requerimiento: "Sí, claro".
¿Qué ocurre con esas cuestiones de las que nadie quiere encargarse? "Se lo pedimos a la secretaria", suele ser la solución más rápida. ¿Te resulta familiar esta situación?
No cabe duda de que su vocación de servicio lleva a las secretarias a estar siempre bien predispuestas y deseosas de colaborar en todo lo que esté a su alcance, pero a veces puede suceder que se vean desbordadas y que les haga difícil establecer prioridades o aprovechar su capacidad para desarrollar tareas realmente valiosas para la compañía, mientras terminan dedicando la mayor parte de su tiempo a cuestiones triviales. Definitivamente están capacitadas para mucho más que eso y no deberían permitir que se las subestime.
Entonces... ¿cómo decir que no de una manera educada, sin generar antipatías? El concepto de "multitasking" tan asociado con estas posiciones, hace que muchas veces no sea bien vista una negativa. Entonces la solución tal vez no sea decir que no, sino "no ahora". Una opción puede ser explicar: "En este momento estoy trabajando en..... que tiene urgencia, pero tan pronto me sea posible me encargaré de su solicitud". Otra posibilidad sería contestar con una sonrisa amable y transmitiendo interés: "Me gustaría mucho poder ayudarlo, pero no estoy a cargo de esa tarea y no cuento con las herramientas necesarias, pero seguramente en el sector de... podrán orientarlo".
¿Cómo manejas estas situaciones en tu trabajo? ¿Cómo respondes ante requerimientos inoportunos, excesivos o inadecuados? Tu experiencia personal sin duda será un gran aporte para todas las colegas, que seguramente también se plantean esta inquietud con frecuencia. ¡Gracias desde ya por compartir tus opiniones!
¿Qué ocurre con esas cuestiones de las que nadie quiere encargarse? "Se lo pedimos a la secretaria", suele ser la solución más rápida. ¿Te resulta familiar esta situación?
No cabe duda de que su vocación de servicio lleva a las secretarias a estar siempre bien predispuestas y deseosas de colaborar en todo lo que esté a su alcance, pero a veces puede suceder que se vean desbordadas y que les haga difícil establecer prioridades o aprovechar su capacidad para desarrollar tareas realmente valiosas para la compañía, mientras terminan dedicando la mayor parte de su tiempo a cuestiones triviales. Definitivamente están capacitadas para mucho más que eso y no deberían permitir que se las subestime.
Entonces... ¿cómo decir que no de una manera educada, sin generar antipatías? El concepto de "multitasking" tan asociado con estas posiciones, hace que muchas veces no sea bien vista una negativa. Entonces la solución tal vez no sea decir que no, sino "no ahora". Una opción puede ser explicar: "En este momento estoy trabajando en..... que tiene urgencia, pero tan pronto me sea posible me encargaré de su solicitud". Otra posibilidad sería contestar con una sonrisa amable y transmitiendo interés: "Me gustaría mucho poder ayudarlo, pero no estoy a cargo de esa tarea y no cuento con las herramientas necesarias, pero seguramente en el sector de... podrán orientarlo".
¿Cómo manejas estas situaciones en tu trabajo? ¿Cómo respondes ante requerimientos inoportunos, excesivos o inadecuados? Tu experiencia personal sin duda será un gran aporte para todas las colegas, que seguramente también se plantean esta inquietud con frecuencia. ¡Gracias desde ya por compartir tus opiniones!
