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miércoles, 28 de noviembre de 2012

Lo que toda secretaria debe conocer - Manejo de Bancos y Conciliaciones Bancarias

Por Lic. Mariano Mendoza
Coach Udecal
Consultor en RRHH


Las secretarias y asistentes de gerencia están necesitando cada vez más competencias, más conocimientos que le permitan lograr satisfactoriamente las tareas que les encomiendan.

Por eso, de forma directa o indirecta se encuentran frente a la necesidad de resolver cuestiones de dinero. En forma directa, cuando reciben la responsabilidad de manejar la cuenta bancaria personal de su jefe, o la de la empresa. Pero también en forma indirecta, cuando se les pide que arreglen detalles de un viaje, la atención de visitantes extranjeros, o la organización de una recepción de último momento, entre varios ejemplos posibles.

En esos casos, es imprescindible saber:

* Reconocer las diferencias entre una simple caja de ahorros y una cuenta corriente que permite operar con cheques.

* Cómo hacer pagos, cobros, transferencias o depósitos.

* Cuándo conviene ir a la sucursal del banco o si se puede operar por internet o por cajeros automáticos.

Y eso no es todo. Es fundamental saber de cuánto dinero disponemos hoy, mañana o la semana que viene. No alcanza con una simple “consulta de saldos”, porque nosotros podemos hacer ciertos movimientos que el banco registrará con atraso, y al mismo tiempo el banco realiza movimientos en nuestra cuenta sin avisarnos. Para poder manejar esta complejidad disponemos de una herramienta llamada “conciliación bancaria”, que nos permite conocer el dinero disponible.

Personalmente, no me canso de insistir sobre la importancia que tiene el conocimiento en este momento de la historia. Debemos ser capaces de aprender en forma continua, debemos buscar las herramientas que nos permitan obtener mejores resultados, mejores empleos. Si podemos disfrutar de aprender y disfrutar de nuestro trabajo, habremos avanzado mucho en el camino de la autorrealización.

viernes, 2 de noviembre de 2012

Qué debe conocer una secretaria

Por Pamela Verónica Luques, Directora de UdeCaL.


Las actividades que llevan adelante una asistente o secretaria/o, son arduas y múltiples. La confianza, el desarrollo del management, la operatividad y eficacia de las labores, son acciones de todos los días.


Realizar lo cotidiano con perfeccionamiento y conocimientos específicos, hará que maximices tu tiempo y tus energías.

El rol de las secretarias ha evolucionado. Ya no es solo una empleada más que debe llamar por teléfono, hoy día es una de las personas que maneja la empresa, tiene la confianza de sus superiores para conocer todos aquellos temas que predominan en la cocina antes de elaborar las campañas y proyectos. Resguarda los documentos más importantes y conoce toda la historia de sus superiores.

Es que una secretaria es quien hace todo el trabajo correspondiente al directivo, para que éste procure prestar atención a una tarea fundamental para el porvenir de la empresa: tomar decisiones para el logro de la RENTABILIDAD DE LA EMPRESA.

Con ello, se lanza un nuevo rol, el cual, sin formación es muy difícil conseguir el ritmo y encaminarse hacia la jerarquización del área.

Esta superación y avance del rol, hacen que la profesión de la secretaria se destaque a través de las siguientes asignaturas:

  • Conocimiento del sistema empresarial y organizacional
  • Proceso de la comunicación verbal, escrita y gestual
  • Desarrollo de la comunicación 2.0
  • Organización de eventos
  • Ceremonial y protocolo
  • Gestión en management
  • Planificación del trabajo
  • Oratoria
  • Actitud comercial y de negocios
  • Imagen personal

Recuerda siempre, lograr este equilibrio en tus conocimientos para obtener la mejor formación y la performance ejecutiva.


lunes, 21 de junio de 2010

Aumentando mi empleabilidad


"Tanto si piensas que puedes, como que no puedes, tienes razón"
extraído de "La última lección", Randy Pausch
Muchos postulantes que buscan trabajo no lo consiguen en el corto plazo. ¿Por qué ocurre esto? Entre otras variables, reconocemos que el mercado laboral cambió, que es más exigente y competitivo. Y, como habrán notado, las personas ya no trabajan toda la vida en una misma empresa. Algunos empleados, de hecho, casi ni pisan la oficina, porque trabajan desde su casa la mayor parte del tiempo.
Es bastante claro: el panorama laboral está mutando rápidamente hacia otras formas, tendientes a los cortos plazos, al trabajo por proyectos, al manejo de tareas complejas y a desafíos permanentes. Lo vemos en las especificaciones sobre los conocimientos, habilidades y actitudes que las empresas buscan en sus secretarias, recepcionistas y asistentes: no se trata de un capricho, las empresas piden más, porque necesitan más de sus empleados. Tengamos en cuenta que no solo el mercado laboral es más competitivo, todos los mercados pasaron a serlo. Y se hace necesario hacer más, con menos.
En ese escenario buscamos empleo y trabajamos. Las invitamos entonces a recapacitar sobre qué ofrecen en sus CVs, cartas de presentación y entrevistas. Se trata de pensar, por ejemplo: ¿Qué me hace única? ¿Por qué deberían entrevistarme y darme una oportunidad laboral?
Y una vez que conocemos cuáles son nuestras características como "empleables", necesariamente debemos preguntarnos en qué podríamos mejorar. ¿Qué aspectos podemos fortalecer de nuestros conocimientos, habilidades y actitudes para ser todavía más atractivas para los empleadores? Ser más "empleables" hace que la propia empresa quiera retenernos y que otras empresas quieran contratarnos.
Día a día podemos capacitarnos. ¿Cómo lo logramos? De diversas formas. Hay muchas modalidades para aprender: en el aula, mientras trabajamos, en casa, etc. En este contexto me refiero particularmente a las opciones que nos ofrece nuestro ambiente como fuente de aprendizaje gratuito o de bajo costo, a formas de desarrollarnos que a veces no tenemos en cuenta y que están esperando ser explotadas.
¿A qué oportunidades me refiero? ¡Aquí van dos ejemplos!
  • Sumarnos a actividades nuevas en el trabajo: participar de nuevos proyectos, proponernos para nuevas tareas, hacer algo diferente, tal vez contactarnos con nuevas personas, encarar una tarea de manera distinta, etc. Ufff... ¡más trabajo ! ¡Claro ! Aprender cuesta tiempo y esfuerzo, y no todas las personas están dispuestas a invertirlo en autodesarrollarse. Eso nos da una ventaja competitiva a quienes sí deseamos hacerlo.
  • Alternativas gratuitas que nos ofrece Internet: hablar y comprender otro idioma requiere años de esfuerzo y práctica. Sabemos que el inglés es fundamental como herramienta en nuestro trabajo (y si no lo es hoy, en el futuro de la empresa lo será). Saber inglés u otro idioma nos abre puertas, nos da acceso a información que puede hacer la diferencia. ¿No tenemos tiempo o no podemos invertir en clases de idiomas? Solo investigando en nuestro sitio web, podrás encontrar muchas noticias sobre diferentes portales de idiomas. Desde ya que este aprendizaje no reemplaza el tiempo con un profesor o el tiempo de uso real del idioma. Pero tengamos en cuenta que escuchar un podcast, hacer un ejercicio online o tal vez chatear en otro idioma nos mantiene al día, amplía nuestro vocabulario y nuestra capacidad de comprensión. El punto aquí es ser constante con la actividad. Si están atentas a los portales de empleo, blogs o páginas asociadas a su actividad, seguramente también podrán acceder a webinars, e-learnings u otras alternativas.
Les dejo estas ideas como un simple disparador, para que piensen un poco más en las múltiples formas que hoy tenemos a nuestra disposición para volvernos más "empleables". Mi sugerencia es que vayan de a poco, progresivamente y de forma constante, ¡sin detenerse más que a leer el blog de Mundo de Secretarias !

Candela, en colaboración con Mundo de Secretarias.

domingo, 21 de marzo de 2010

Adaptación a los cambios


Últimamente estuve pensando mucho en los cambios. Una de las aptitudes que relevo en las entrevistas laborales es justamente la capacidad de adaptarse a los cambios. Esa aptitud es muy importante para cualquier puesto.

Vivimos en un mundo de constantes cambios y desde el comienzo de la historia de la humanidad el ser humano ha debido enfrentarse a diversas situaciones, entornos, desafíos y amenazas. Adaptarse desde el punto de vista biológico es una forma de subsistir, en el ámbito psicosocial, laboral o profesional es una manera de aprender, de superarse y de triunfar.

En la actualidad todos estamos transitando una era de transformaciones: climáticas, sociales, culturales, tecnológicas, etc. En mi caso particular, me he enfrentado a innumerables cambios a lo largo de mi carrera: reestructuraciones, nuevos jefes, compañeros, políticas, procedimientos, etc. Sin duda alguna los cambios en mi vida personal han sido aún más frecuentes y significativos. Sin ir más lejos, el presente año comenzó con grandes cambios internos y externos. Es un buen momento para reflexionar sobre la mejor manera de enfrentarlos.

Si bien en un primer momento es inevitable sentirse abrumado, desorientado y hasta desmotivado, considero que la clave para lograr una correcta adaptación recae en tres puntos fundamentales: la confianza, el análisis y la perseverancia.

Debemos confiar en nosotros mismos, en nuestra capacidad para responder eficazmente ante los nuevos escenarios. Es preciso apartar el famoso "no voy a poder..." que muchas veces se instala en nuestras mentes cuando cualquier cambio relevante y sorpresivo aparece en el camino. Y si realmente nuestra autoconfianza está debilitada, un buen ejercicio sería hacer un repaso de nuestra experiencia, de todos los cambios a los que nos hemos enfrentado a lo largo de la vida para descubrir cómo, de una forma u otra, hemos logrado adaptarnos y salir airosos. Seguramente nos sorprenderemos al caer en la cuenta de lo numerosos que han sido dichos cambios.

El autoanálisis es otro requisito elemental para lograr una buena adaptación. Debemos conocer en profundidad nuestras fortalezas y debilidades, para sacar el mayor provecho de las primeras y hallar la mejor manera de contrarrestar las últimas. Si desconocemos nuestros puntos débiles éstos podrán jugarnos una mala pasada en más de una oportunidad. Es necesario ser consciente de las herramientas con las que contamos y aquellas de las que carecemos para enfrentar los nuevos desafíos. También debemos estar muy atentos a nuestras reacciones, los sentimientos que nos provocan las nuevas experiencias a las que nos enfrentaremos a lo largo del camino del cambio. Cada sentimiento negativo puede remitirnos a algo más profundo que una simple resistencia a lo desconocido, puede tratarse de algún conflicto interno sin resolver que, de no afrontarlo, podría convertirse en un impedimento no solo en la situación actual sino también en un futuro.

Es indudable que la perseverancia es el punto más importante en este proceso. Más de una vez sentiremos el impulso de bajar los brazos y el deseo imperioso de volver a la situación anterior, aquella que representaba lo que en psicología se denomina "zona de confort". La zona de confort es un estado mental donde nos encontramos cómodos con nuestra vida actual, aunque no nos satisfaga completamente, es una especie de conformismo. Cualquier nuevo desafío que nos aleje de este estado nos inquieta y hasta podría conducirnos a una fuerte crisis. Pero el conformismo no es la solución, no debemos darnos por vencidos en la búsqueda de la felicidad plena. Los cambios son inevitables y si bien al principio puedan parecer amenazas, no dejan de ser oportunidades de mejora. Confrontarlos, aprender de los errores, experimentar nuevas sensaciones, descubrir nuestras capacidades ignoradas, todo ello viene de la mano del cambio, nos hace crecer, enriquecernos y ampliar nuestra visión.

Podemos continuar con nuestra vida como si fuera una rutina, una sucesión de situaciones cotidianas que podemos controlar desde la seguridad de lo conocido. O podemos darle la bienvenida a los cambios, animarnos a la aventura que implica lo desconocido, todas esas experiencias por descubrir. No saber cuál será el resultado puede generarnos gran incertidumbre y hasta cierto temor, pero hay algo que no podemos dudar: independientemente del resultado es más lo que ganaremos al adentrarnos en el camino del cambio que lo que dejaremos en nuestra zona de confort.

¿Y ustedes? ¿Se han enfrentado a cambios significativos últimamente? ¿Cómo los afrontaron? ¿Cuál fue el resultado?

jueves, 11 de febrero de 2010

Nuestra carrera está en nuestras manos

En más de una oportunidad he escuchado frases como: "No me tienen en cuenta". "Me esfuerzo cada día y no me lo reconocen". "Mi trabajo es mejor que el de XX pero es a él/ella a quien le dan las oportunidades". ¿Alguna vez dijiste o pensaste algo parecido?

Hoy estuve haciendo un recorrido mental por mi carrera y me di cuenta de algo muy importante: siempre he salido al encuentro de las oportunidades. Porque si simplemente nos sentamos a esperar a que éstas toquen a nuestra puerta, eso rara vez ocurrirá.

Simplemente es muy difícil, en el entorno competitivo en el que nos movemos hoy en día y sobre todo cuando trabajamos en empresas muy grandes, diferenciarnos, hacernos notar. Muchas veces debemos juntar coraje, levantar la mano y decir "aquí estoy". De lo contrario, seguiremos pasando desaparcibidos entre "el montón". Dejar de ser un "número" en las nóminas de las empresa solo depende de nuestra actitud.

¿Y cuál debería ser esa actitud? No basta con anotarnos en todo curso que se nos ocurra para agregar conocimientos a nuestro curriculum. También debemos poner en práctica los conocimientos adquiridos, demostrar que podemos brindar un "valor agregado" a nuestras tareas diarias. Sorprender, innovar y no dejar de "vendernos", constantemente, sin llegar a caer en la soberbia. No temer dar nuestros puntos de vista, opinar, proponer, sugerir y poner en práctica una otra vez nuevas ideas, sin temor a equivocarnos porque, en definitiva, de los errores también se aprende y mucho.

Otro punto importante es saber observar a nuestro alrededor, para detectar las oportunidades. Un análisis FODA de nuestro desempeño puede ayudarnos a identificar nuestras fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas. Luego debemos trabajar en ello. Afianzar nuestras fortalezas, lucirlas, explotarlas. Buscar la forma de contrarrestar nuestras debilidades, capacitarnos y buscar ayuda siempre que lo necesitemos. Neutralizar las amenazas y no dejar escapar ninguna oportunidad.

Puedo citar dos ejemplos que vienen en este momento a mi mente. Hace mucho tiempo, trabajaba como recepcionista en una empresa en crecimiento. Transcurrido un tiempo más que prudente, sentí que había aprendido lo suficiente como para enfrentar un nuevo desafío. Observé a mi alrededor con mucha atención. Y allí estaba, una oportunidad en la que podría no haber reparado si no me hubiera puesto a pensar seriamente en ello. Todos los miembros del cuerpo directivo tenían sus propias secretarias, excepto uno, el Director. Entonces diseñé una propuesta, solicité una reunión con él y le planteé lo que podía ofrecerle para facilitar su trabajo. Al poco tiempo me convertía en su asistente. ¿Cuál fue el secreto? Haber ganado previamente su confianza, haber demostrado mi compromiso y responsabilidad día a día y, lo más importante de todo, haber levantado la mano diciendo "aquí estoy, tengo deseos de aprender, progresar y brindar lo mejor de mí".

El segundo ejemplo no está directamente relacionado conmigo. Una compañera de trabajo solía lamentarse diciendo que varios de sus colegas habían logrado ser considerados para desarrollar un proyecto de la empresa en el exterior, habían tenido la oportunidad de viajar y crecer en sus profesiones. Yo simplemente le dije "¿Has conversado con tu gerente al respecto? ¿Mencionaste tus deseos de ser tenida en cuenta y tus capacidades para desarrollar ese trabajo?" Al principio ella dudó, dijo que eso era algo que tenía que surgir de su superior, que no debería ser necesario que se lo hiciera notar, que él debería darse cuenta solo. Pero pronto comprendió que no era la única "compitiendo" por aquella oportunidad y que tal vez los demás habían sabido salir a su encuentro con mayor determinación. Además, ni el mejor jefe puede adivinar lo que sentimos o deseamos, si no se lo transmitimos. Tiempo después, luego de haber mantenido una conversación con su jefe, armaba las valijas y se subía al avión...

Nunca serán mal vistas este tipo de iniciativas por parte de nuestros superiores, por el contrario, demuestran nuestro interés, compromiso y deseos de superación, cualidades muy valoradas hoy en día por las empresas. Entonces, si logramos detectar verdaderas oportunidades y consideramos que reunimos los requisitos necesarios para enfrentarlas con éxito, ¿qué debería detenernos? Absolutamente nada. No hay nada por perder y mucho por ganar. Si tenemos otras habilidades debemos ponerlas sobre la mesa, demostrar de lo que somos capaces y no menospreciarnos. Nuestra carrera está en nuestras manos, a fuerza de tenacidad, determinación y automotivación. ¡No lo olvides!

jueves, 6 de agosto de 2009

Networking: ¿Qué hacer y qué no hacer?

En esta oportunidad comparto un artículo de MAPA Consulting, muy interesante para secretarias y para ejecutivos.

Networking: ¿Qué hacer y qué no hacer?

Sorprendentemente, mucha gente no entiende de qué se tratan las redes de contacto (Networking). Imagine la siguiente escena: mientras intenta guardar su equipaje de mano en el avión, la persona sentada a su lado ya le está entregando su tarjeta personal. O, usted intenta servirse un trago en una recepción cuando alguien lo aborda, agitado, tarjeta en mano. ¿De eso se trata el networking? Digámoslo claro: NO. Networking no es conectarse con alguien con quien se encontró por azar. El networking efectivo tiene un objetivo: construir alianzas.


Peor aún es la gente que intenta conectarse con viejos conocidos en el momento en que la despiden. ¡Es demasiado tarde! Es difícil crear una red de contactos. Hay que alimentarla a lo largo del tiempo. Debe ser beneficiosa para ambas partes. En otras palabras, es mucho más que saber quien me puede ayudar el día en que me echen del trabajo. Se trata de saber cómo nosotros podemos ayudar a los demás (y como nos pueden ayudar) durante toda la carrera.


a) ¿Quiénes deberían ser mis contactos internos?

Como mínimo, usted necesita tener una relación decente con sus contrapartes dentro de la organización. Cuando su computador no funciona, es una experiencia muy diferente llamar al Área de Soporte y hablar con la primera persona que atienda el teléfono que llamar a Juan, en el Área de Soporte. Cuando su cliente lo llama para quejarse porque una entrega no se realizó a tiempo, está dañada o fue equivocada, ¿quién es su contacto en Operaciones para resolver el problema? Un contacto, nuevamente, no es un número al cual llamar o un puesto en un organigrama. Un contacto de su red es una persona con la cual ha desarrollado una relación a lo largo de los años. Funciona en ambas direcciones, se trata de brindar y de recibir ayuda; se trata de brindar y de recibir información. ¿Cuál es la regla de oro? Ofrezca ayuda o información sin expectativas. Alimente sus relaciones. Haga todos los esfuerzos posibles por mantener un saldo positivo en las cuentas de dichas relaciones.

b) ¿Quién hace mi trabajo (dentro de la organización) en otra sucursal, ciudad o país?


c) ¿Quién hace mi trabajo en la competencia?


d) ¿Cuál es el valor agregado de pertenecer a asociaciones profesionales?

Los clubes o asociaciones profesionales son un fantástico lugar para conocer gente con intereses o carreras similares y para mantenerse informado o actualizado sobre la profesión. Además, debería participar de exhibiciones, presentaciones, talleres, encuentros y shows relacionados con su carrera o industria. El énfasis no debería estar en la cantidad, sino en los contactos valiosos. Recuerde, no se trata de distribuir tantas tarjetas personales como pueda, a cada persona en el cuarto. Para beneficiarse con las redes de contactos deberá abandonar su marco de referencia actual. Ya no se trata de pensar en "¿qué puedo obtener de esta gente?" Cuando se encuentre con personas que son contactos valiosos, si, ese será el momento de entregarles su tarjeta personal. Y no olvide hacerles un seguimiento posterior, con un llamado o un correo, algunos días después.

e) ¿A quién admiro, y perdí de vista?


f) ¿Cómo seguir el rastro de la gente que conocemos y agregar nuevos contactos a nuestra red?

Los sitios de redes de contacto profesionales, tales como LinkedIn (www.linkedin.com) son gratuitos, y resultaron muy efectivos para buscar nuevos contactos y para seguirle el rastro a los movimientos de nuestros contactos. LinkedIn tiene grupos de ex-alumnos y empresas, también grupos de discusiones para profesionales que comparten intereses similares. Tenga Facebook para su familia y amigos personales y LinkedIn para sus relaciones profesionales.

Una conversación telefónica o correo, de vez en cuando, sin ningún propósito específico, cultivará la relación. La gente esta más deseosa de responder sus llamadas (o de leer sus mensajes) si no estamos siempre vendiendo o pidiendo favores.

Mantenga sus contactos organizados y actualizados. Use Microsoft Outlook o algún programa similar. Es difícil encontrar tarjetas personales si están desparramadas en cajones o cajas.

Es útil incluir una foto personal o logo de la empresa en el registro del contacto, así como información personal en la sección de notas. Nos resultará más fácil recordar a la persona o a la empresa.


Para que lo consideren, tiene que estar en la red de contactos de alguien.
Fuente: Mapa Consulting

miércoles, 15 de julio de 2009

Se quiere, se puede


Estuve recordando mi primer trabajo como secretaria. Trabajaba en una empresa multinacional como recepcionista hacía dos años, pero siempre había querido ser secretaria. Entonces me planteé una meta. Sentía que ya había cumplido mi ciclo en la Recepción, había aprendido mucho sobre la empresa y me sentía realmente preparada para un nuevo desafío.

No solo me planteé el puesto que me gustaría ocupar, sino también con quién me gustaría trabajar. Cuando nos proponemos metas debemos saber detectar oportunidades, por eso miré a mi alrededor y noté que el director de la empresa era el único ejecutivo que no tenía secretaria. No tardé mucho en comprender que allí estaba mi oportunidad. Además me interesaba trabajar con él ya que tenía una imagen muy seria y profesional. Sabía que era una persona muy exigente, pero eso constituía un desafío que me atraía y me garantizaba que podría aprender mucho a su lado.

Preparé una propuesta, detallando todas las tareas que podía realizar en base a mis conocimientos y de qué manera podía ayudarlo a optimizar sus tiempos y resultados. Junté coraje y le solicité una entrevista. En esa charla, presenté mi propuesta, manifesté mi compromiso con la empresa, mis deseos de crecer y mi interés puntual en desempeñarme en ese puesto.

Al poco tiempo me convertía en secretaria de Dirección, una posición interesante porque aprendí mucho y porque, al tratarse de un puesto nuevo, pude diseñarlo a mi manera.

Hoy me pregunto qué hubiera ocurrido si no hubiera decidido entonces presentar mi propuesta. Tal vez seguiría aún en aquella Recepción, soñando con todas las cosas que podría hacer en un puesto nuevo.

La enseñanza que me dejó aquella experiencia es que si realmente nos proponemos algo, podemos lograrlo. Lo importante es dejar de soñar y decidirse a actuar.

En el trabajo, al igual que en la vida, son muchas las personas que nos rodean y podemos fácilmente pasar desapercibidos si no levantamos la mano y decimos "aquí estoy". Es una forma de "vendernos", de demostrar que tenemos capacidades, aspiraciones, compromiso y nos motiva enfrentar nuevos desafíos.

Y ustedes... ¿están de acuerdo con el "se quiere, se puede"? ¿Cuáles fueron sus metas cumplidas a nivel laboral, sus mejores logros? ¿Cuáles son sus metas actuales?

Compartiendo estas experiencias podremos ayudar a aquellas personas que no se animan a decir "aquí estoy" y que siguen soñando con todas las cosas que podrían hacer y no hacen porque creen que no se les presenta la oportunidad. También, revisando nuestros propios logros alimentamos nuestra seguridad y autoestima. Recordemos... "Las oportunidades no se nos dan casualmente, nosotros debemos buscarlas, provocarlas y saber aprovecharlas".