Gmail ha superado a Hotmail como e-mail preferido. El correo electrónico de Google es el más popular. En las empresas es cada vez más habitual la integración del correo corporativo con el personal de Gmail.
En una nota anterior, explicábamos algunos consejos de los expertos sobre cómo organizar nuestro tiempo en el trabajo para hacerlo productivo, priorizar y ser más eficientes en las tareas profesionales.
Veamos algunas herramientas que están disponibles en Google y que funcionan integradas con la cuenta de Gmail, de tal manera que se pueda mejorar el resultado de nuestro trabajo.
Google Tasks (Tareas): Imprescindible para quien se desempeña frente a una computadora o con un smartphone. Te permite insertar las tareas por realizar, se pueden establecer en función de prioridades y hasta con fechas de entrega. Cada tarea concluida se marca y queda tachada como si fuera un anotador. Para organizar tu día, insertar una idea o un recordatorio, es la herramienta óptima.
Se puede acceder desde el smartphone y hay aplicación en Android. Además, la puedes tener siempre visible al pie de tu Gmail o Google Drive.
Desde tu cuenta de Gmail, accedes a Tareas desde el lado superior izquierdo. Despliega el menú donde dice "Gmail" y verás Tareas y Contactos.
Calendar: Un calendario que tiene múltiples opciones de personalización. No sólo planificas tu semana de trabajo, puedes ver tus tareas y arrastrarlas al Calendar. Al programar una reunión, puedes invitar a otras personas y tiene un recordatorio personalizable.
El Calendar tiene una función poco conocida por el gran público: se puede embeber en una página web, por lo tanto, si tienes una pequeña empresa, puedes usar el Calendar con acceso general y mostrarlo en la página web o intranet de tu empresa.
Con esta herramienta puedes crear categorías temáticas de tal manera que visualices con colores las actividades programadas.
Contactos: Una agenda que más allá de los datos esenciales de una persona o empresa, permite crear grupos, de tal manera que ciertas comunicaciones puedan gestionarse de forma simple. Todo opera desde Gmail, por ende, las notificaciones tanto de Calendar, Contactos y Mail se gestionan desde un solo lugar.
Drive: Es el sucesor de Google Docs, mucho más completo. La posibilidad de crear documentos compartidos, guardar presentaciones, realizar trabajos de la universidad o de la empresa, dibujos, hojas de cálculo, todo un “office” online que integra herramientas como el chat y la notificación cuando el documento compartido es visitado por más de uno de los editores.
Drive es una gran herramienta para la planificación y agenda, también accesible desde el smartphone, lo que puede facilitar la tarea remota y desde cualquier lugar.
Reader: La información es fundamental, el universo de internet es infinito. El tiempo que dedicamos en oficinas a la búsqueda de información en la web es excesivo, porque es frecuente la distracción, el detenerse en lo que no es relevante. Como nos decía desde Facebook el usuario Mario Moyano, "perdemos unos 40 minutos y hasta una hora" leyendo información apenas llegamos a la oficina.
Reader facilita la integración de los RSS de los medios y sitios web que nos interesan. Nos muestra un listado único que nos evita el tiempo de ingresar a cada sitio. Así se pueden leer noticias, blogs, medios especializados. El uso de Reader permite hacer foco y evitar el ingreso a cada sitio, el tiempo de carga, la distracción. De esta manera, puedes ver en un clic los titulares de cinco medios de comunicación.
Si usas iPad u otra tablet, Reader permite la integración con Pocket, una gran aplicación que te permite “leer más tarde” aquello que no has podido ver en el momento. Con sólo integrar Pocket podrás seleccionar desde tu Reader las historias que te interesan y luego en tu tablet leer cómodamente todo lo que has seleccionado.
¿Qué otras herramientas te ayudan a optimizar tu trabajo?
