¿Decir que no?

El scope de responsabilidades de una secretaria no siempre está claramente definido. Es común encontrarse con que las tareas se multiplican en comparación con aquellas para las que originalmente fueron contratadas. A veces ocurre que les encomiendan una labor y, si la hacen bien, pasan automáticamente a ser las nuevas responsables. Otras veces les solicitan cosas insólitas, trámites personales completamente ajenos al negocio y hasta algunas "misiones imposibles". Y por lo general, con su mejor sonrisa, contestan a cada requerimiento: "Sí, claro".

¿Qué ocurre con esas cuestiones de las que nadie quiere encargarse? "Se lo pedimos a la secretaria", suele ser la solución más rápida. ¿Te resulta familiar esta situación?

No cabe duda de que su vocación de servicio lleva a las secretarias a estar siempre bien predispuestas y deseosas de colaborar en todo lo que esté a su alcance, pero a veces puede suceder que se vean desbordadas y que les haga difícil establecer prioridades o aprovechar su capacidad para desarrollar tareas realmente valiosas para la compañía, mientras terminan dedicando la mayor parte de su tiempo a cuestiones triviales. Definitivamente están capacitadas para mucho más que eso y no deberían permitir que se las subestime.

Entonces... ¿cómo decir que no de una manera educada, sin generar antipatías? El concepto de "multitasking" tan asociado con estas posiciones, hace que muchas veces no sea bien vista una negativa. Entonces la solución tal vez no sea decir que no, sino "no ahora". Una opción puede ser explicar: "En este momento estoy trabajando en..... que tiene urgencia, pero tan pronto me sea posible me encargaré de su solicitud". Otra posibilidad sería contestar con una sonrisa amable y transmitiendo interés: "Me gustaría mucho poder ayudarlo, pero no estoy a cargo de esa tarea y no cuento con las herramientas necesarias, pero seguramente en el sector de... podrán orientarlo".

¿Cómo manejas estas situaciones en tu trabajo? ¿Cómo respondes ante requerimientos inoportunos, excesivos o inadecuados? Tu experiencia personal sin duda será un gran aporte para todas las colegas, que seguramente también se plantean esta inquietud con frecuencia. ¡Gracias desde ya por compartir tus opiniones!

Inducción a la organización de secretarias y asistentes

¿Cómo generar un vínculo productivo lo antes posible?

Siempre he pensado que muchos problemas entre jefes y subordinados se originan en una particular dificultad en el flujo de la dimensión comunicacional. Como ocurre con una pareja, una amiga u otra relación cercana, el vínculo humano requiere una retroalimentación. Y, en cuanto estamos trabajando en una empresa, a esto se suma la necesidad de ser productivos como resultado permanente de la interacción diaria.

Es decir que necesitamos comunicarnos efectivamente para aceitar los procesos que directa o indirectamente hacen que la empresa gane dinero. Y esto, hacerlo lo más rápido y lo mejor posible!

Cuando ingresamos a una nueva compañía, desde el primer día de trabajo comienza la adaptación al puesto y al grupo de trabajo. Algunas empresas incluyen un proceso de inducción formal, otras lo manejan informalmente. Esto depende muchas veces del tamaño y tipo de empresa. El objetivo de la inducción es presentarle la empresa al ingresante, sus aspectos más relevantes, como la misión, visión y valores, las características del negocio, de los procedimientos, la historia de la empresa, etc. Los contenidos y formatos varían, aunque el objetivo es siempre el mismo: acelerar el proceso por el cual un empleado/a se convierte en productivo.

Es necesario aclarar que aunque se realice una inducción formal, muchas de las pautas y costumbres de la empresa se adquieren estando allí, en el campo de trabajo. Si todos se saludan con un beso en la mejilla al finalizar el día, la inducción formal no hablará de ello en la mayoría de los casos. Y la adaptación más rápida, la hará aquella empleada o aquel empleado que sepa captar y conocer cómo y porqué se hacen las cosas en esa empresa.

En caso de todo empleado o empleada, también hay un proceso de adaptación relativo al nuevo jefe/a directo/a. Y en específico, en el caso de la secretaria o asistente personal, estamos hablando de una adaptación de la que depende la permanencia en el puesto de trabajo posiblemente. He visto secretarias que se llevaban mal con su jefe o jefa. Y han durado poco. La interdependencia en las tareas es tan alta, que resulta muy difícil sostener una relación poco cordial o poco productiva. ¿Cómo empezar con el pie derecho entonces?

Mi consejo es, desde un primer momento, indagar sobre las necesidades del jefe o jefa. Y esto significa que debemos hacer muchas preguntas. La experiencia laboral nos enseñará mucho en este sentido, pero aquellas que recien comienzan especialmente, deben saber que las preguntas dan cuenta de su interés, orientación a la calidad y a la excelencia en el trabajo.

Es necesario saber cuáles son nuestros objetivos en la empresa y que se espera de nosotras. La idea es, entonces: ¿Cómo lograr que esto se nos transmita claramente? (ah...y les aclaro, antes de continuar, que he descubierto científicamente que la magia no existe...por lo que no se hagan ilusiones, la solución implica... si adivinaron! Más trabajo!)

La magia no existe claro... aunque tal vez tengamos suerte y nuestros jefes nos transmitirán claramente sus espectativas sin que siquiera lo consultemos. Otros darán por sentado que sabemos lo que se espera de nosotras. Aquí es donde se nos debe prender la alarma sonora y titilante.

Si no nos son claros con lo que esperan de nosotras, es necesario proactivamente buscar esta información. Por más que hayamos pasado por muchos jefes o jefas, nada debe darse por sentado.

De forma progresiva, podemos realizar preguntas genéricas, como por ejemplo: “¿En qué puedo colaborar para que Ud. pueda concentrarse en agregar valor a su trabajo?”. “La secretaria anterior, si la hubo, que hacia que le resultaba muy útil? ¿Y que hacia que no le resulta de utilidad?” “¿Cuáles son mis tareas más importantes? ¿Cuáles no?”. O tal vez más especificas: “Le parece bien que ante la presencia del director, filtre todas las llamadas?”, etc.

Indagar directamente y sin rodeos es la forma de saber que se espera de nosotras. No tengan temor de parecer inseguras o amateur. Es una actitud profesional tener dudas y buscar información para aprender cada vez más, desde los primeros minutos en que ingresamos a la compañía. Para accionar con excelencia, es necesaria siempre la informacion confiable y oportuna. Es amateur quedarse con dudas y no saber que esperan de nosotras.

Por Candela, colaboradora de Mundo de Secretarias.

Maltrato en el lugar de trabajo

Entre el "nada puede hacerse" y el "protesto... ¿y me expongo demasiado?"

¿Te ha ocurrido alguna vez esto de presenciar alguna situación de maltrato en el lugar de trabajo? ¿Fuiste víctima? ¿O tal vez testigo de un maltrato a otros?

Lamentablemente el maltrato psicológico no es una novedad: humillaciones, desprecios, descalificaciones, insultos, etc. No resulta extraño identificar como observadoras este tipo de situaciones. Por ejemplo, vamos a un negocio y vemos que el jefe maltrata a un empleado que nos está atendiendo. Notamos al empleado avergonzado, porque es un adulto al que están reprimiendo de mala manera y delante de otros, no es para menos que se sienta mal. Pero, por temor a perder su empleo, no puede manifestar su descontento. Probablemente, desde la empatía, este tipo de escenas nos transmitirán diversas emociones.

Ahora bien, considero que generalmente nos cuesta un poco más caer en la cuenta de la gravedad cuando somos nosotras las receptoras de este tipo de agresiones. Muchas veces dudamos de lo que percibimos, creemos que nos sentimos incómodas pero que tal vez entendimos mal o sobredimensionamos el hecho. O hasta podemos llegar a pensar que realmente hicimos algo tan mal como para merecer ese desdén, en claro conflicto con nuestra autoestima.

Cuando la situación se repite varias veces, comenzamos a convencernos de que no podemos estar tan confundidas y damos crédito a nuestros sentimientos y percepciones. Es entonces cuando comprendemos que hay algo que hacer porque estamos sufriendo un maltrato.

Y pronto nos enfrentamos al dilema planteado al comienzo: ¿cómo puedo hacer algo sin generar más conflicto? ¿cómo puedo plantear este tema si la persona que lo genera tiene un cargo superior? Ante tal disyuntiva solemos optar por guardar silencio.

De esta forma muchas situaciones de maltrato pueden mantenerse en el tiempo. En cierta forma "naturalizamos" la violencia, nos resignamos a que "así son las cosas y nada puedo hacer para que cambien".

Reflexionemos al respecto. Sabemos que ni la violencia física ni la psicológica deberían ser admitidas en ningún contexto, aunque nos hayamos acostumbrado a ello, aunque nos digan que siempre fue así. Pero, al no saber cómo manejar la situación, podemos acabar convirtiéndonos en víctimas crónicas o, en otros casos, en testigos impotentes ante el maltrato hacia algún colega.

Una vez que aceptamos que esta situación de hostigamiento no es sana, hemos dado el primer paso. ¿Qué hacer entonces? Debemos evaluar la posibilidad de hablar con Recursos humanos, un gerente criterioso o algún profesional que pueda orientarnos. En ocasiones podemos enfrentarnos a la indiferencia de la organización. Es preciso ser conscientes de que ello puede ocurrir y que tal vez hasta nos expongamos a respuestas aún más hostiles. Se necesita avanzar con cautela, cuidando nuestra fuente de trabajo pero al mismo tiempo valorándonos a nosotras mismas y al resto de los colaboradores, procurando poner los límites que sean pertinentes a aquellos que se olvidan del respeto y de la dignidad de las personas.

Si nos hallamos en una encrucijada porque necesitamos el empleo y sentimos que no nos queda otra opción que continuar allí y con este problema, nunca permitamos acostumbranos al maltrato y continuemos buscando otra solución alternativa (acudiendo a ayuda profesional, buscando otro trabajo, hablando con otro integrante de la empresa que pueda orientarnos, solicitando asesoramiento legal, etc.)

Siempre hay un término medio entre no hacer nada y hacer todo junto o impulsivamente. Porque entre todo y nada siempre hay algo. En este caso, la posibilidad de cambiar la mirada propia sobre el tema, que no es poco.

¿Viviste alguna situación como esta? ¿Pudiste resolverlo? ¿De qué manera? ¡Gracias por compartir tu experiencia!

Candela, en colaboración con Mundo de Secretarias
Basadas en artículos de Psicología Laboral y reflexiones personales

Mundo de Secretarias

Aprender de los errores

Todos cometemos errores, somos humanos. Pero a veces en los puestos secretariales pareciera que eso no está permitido. Jamás.

No se puede cometer el más mínimo error porque eso significaría falta de eficiencia y, dependiendo de la tolerancia del jefe, hasta podría tener peores consecuencias.

Pero, ¿realmente la eficiencia se mide a través de la perfección? ¡Imposible! Nadie, absolutamente nadie es perfecto. Y las secretarias no son la excepción.

En una oportunidad, un jefe le solicitó a su secretaria que retirara dinero de su cuenta. Como confiaba mucho en ella, le entregó su tarjeta de débito y la clave. La asistente se dirigió al cajero automático y a la hora de ingresar los últimos dígitos de su dni para verificación cometió un error. Sin darle la posibilidad de ningún otro intento, la tarjeta se bloqueó.

Por supuesto, eso ocurrió en medio de una mañana "complicada". La mente de la secretaria parecía estar en mil temas a la vez. Pero esto no era justificación para ella, se sentía muy mal, no solo por no haber cumplido con lo que su jefe le había solicitado sino también por ese perfeccionismo que la caracterizaba.

El trámite para desbloquear la tarjeta era indefectiblemente personal. Si su jefe le había solicitado que retirara el dinero en su lugar era porque realmente él no contaba con mucho tiempo y entonces debería perder valiosos minutos como consecuencia de su error.

Con mucha vergüenza le informó la noticia. Su reacción no fue mala. De hecho su jefe siempre había sido una persona muy comprensiva. Para compensar mínimamente la equivocación, la secretaria le había preparado la documentación necesaria para el trámite. Le pidió disculpas repetidas veces.

Se pregunté qué hubiera ocurrido ante una misma situación pero con su jefe anterior, que no se caracterizaba precisamente por la comprensión, el buen trato o la diplomacia.

Ese acontecimiento podría haber resultado un problema menor para otras personas, pero era para ella muy importante. Se propuse no dejarlo en el olvido y tratar de aprender de él. En adelante podría tener mil cosas en mente, estar preocupada por exámenes, responsabilidades, problemas personales o cualquier otro tema, pero era necesario que siempre se enfocara en lo que estaba haciendo y, especialmente, en las tareas solicitadas por su jefe. No solo para realizar su trabajo con excelencia, sino también para retribuirle de alguna manera su buen trato y su comprensión.

Aprender de las equivocaciones es importantísimo, tanto en nuestra experiencia laboral como personal. En definitiva, a veces cometemos errores como consecuencia de las cada vez más habituales prisas cotidianas y luego el tiempo que perdemos para tratar de resolverlos es mucho mayor.

¿Y ustedes? ¿Qué error recuerdan que las haya hecho pasar un mal momento? ¿Cómo lo resolvieron? ¿Cómo reaccionó su jefe? ¿Les sirvió de aprendizaje?

Una vez más... ¡Gracias por estar ahí!

Los pro y los contra

Ser secretaria puede a veces ser muy gratificante y otras un tanto complicado y estresante.

Lo más positivo de ser secretaria, entre otras cosas, es...

• La libertad con la que por lo general se cuenta para crear, organizar y realizar las tareas a nuestra manera.

• La comunicación constante con un gran número de personas que permite generar una importante red de contactos que seguramente puede resultar de utilidad en algún momento de la carrera laboral o de la vida personal.

• La ausencia de rutina. Siempre hay algo nuevo para planificar o resolver.

• La posibilidad de estar en contacto con personas de otros países, que hablen otros idiomas o tengan diferentes culturas. 

• El conocimiento general que se adquiere de todas las actividades y áreas de la empresa que, bien aprovechado, puede abrir otras puertas en un futuro.

• Cuando se cuenta con un buen jefe, el estrecho vínculo que puede establecerse, al punto de que deposite en su secretaria toda su confianza y realmente valore su responsabilidad y compromiso.

Lo menos positivo de ser secretaria puede ser...

• El hecho de que muchas veces se les atribuyen las tareas "que nadie quiere hacer".

• Los pedidos insólitos y las consultas repetidas una y otra vez (sobre todo cuando se trabaja en un grupos grandes).

• Que no exista una clara descripción del puesto y de las responsabilidades que éste abarca.

• Ser consideradas un "buscapersonas" o un "rastreador de paradero", por ejemplo, preguntándoles a dónde fue su jefe cada vez que sale de la oficina.

• Que a veces subestimen su capacidad o consideren que siempre tienen más tiempo disponible que los demás, o que sus tareas tienen menos relevancia que las del resto. Siempre recuerdo con gran indignación al empleado de una empresa que solía llamar despectivamente a la secretaria "La pinchapapeles".

Si pusiéramos en una balanza todos los pro y los contra, no caben dudas que el resultado sería positivo. Es una cuestión de actitud el hecho de prestar más atención a la parte buena o a la parte negativa de algo.

Y a ustedes...¿qué es lo que más y lo que menos les gusta sobre su trabajo como secretaria?