Claves para elaborar una "To do list" exitosa

Un listado de pendientes puede ayudarte a gestionar el día a día, pero si no se maneja de forma adecuada, puede saturarte de eventos sin importancia.

Hacer listas de pendientes no sirve para nada. Al menos esa es la tesis de un artículo del Harvard Business Review que asegura que tener un compendio de "cosas por hacer" sólo hace que te llenes de frustración, porque no están formuladas de manera correcta.

El artículo pide considerar lo siguiente. ¿Cuántos de tus pendientes están presentes en tu lista desde que inició la actual década? ¿Qué tan seguido revisas tu lista? ¿Cuántas cosas por hacer de tu lista son en realidad proyectos que requieren una planeación seria?

Según el portal Stepcase Lifehack, las listas de pendientes no funcionan porque todo en esta vida se transforma. Es decir, un pendiente que hace dos meses era relevante puede ya no serlo al momento en el que por fin le dedicas tiempo para resolverlo.

Cinco razones de su fracaso

Para el Harvard Business Review hay cinco razones por las que esta forma de agendar es poco efectiva.

Primero, tener demasiadas cosas por hacer te paraliza. Si haces una lista con 58 pendientes puede llevarte a postergar las cosas que realmente tienes que hacer en nombre de "avanzar" con lo menos urgente.

Segundo, la variabilidad del tiempo que les tienes que dedicar a los proyectos hace imposible que te enfoques. Es decir, atender una tarea que te toma tres minutos fracciona la atención que tienes que dedicarle a proyectos más absorbentes. 

Tercero, la variabilidad de la prioridad de los pendientes. En tu lista tienes prioridades A, B y C, pero a veces las circunstancias hacen que esto cambie. A lo mejor, checar tu carro es un punto C en la lista, pero si te accidentas a las 11 de la noche, esto sin duda cambia.

Cuarto, la falta de contexto de las listas dificulta priorizar los pendientes. En papel, cambiar la batería de auto y responder el correo de un cliente se ven igual.

Quinto, falta de incentivos y de compromiso. Las listas de pendientes no evitan que elijas hacer las cosas que más te gustan primero y postergar lo que te disgusta indefinidamente.

Entonces, ¿cómo manejar una lista de pendientes?

El truco según Stepcase Lifehack es transformar esas listas de pendientes en listas de cosas ya hechas. Esto significa, llevar un compendio de las cosas que ya atendiste para motivarte y seguir adelante con lo que te hace falta atender. Hay aplicaciones y herramientas web útiles para llevar este registro como iDoneThis, Red Notebook y DayOne.

Pese a las dificultades que presenta, hacer una "To do list" sigue siendo una de las maneras más habituales de manejar el día a día en el trabajo.

El portal WorkAwesome propone las siguientes estrategias para hacer un listado viable.

• Reserva los últimos 15 minutos de cada día para escribir la lista de pendientes del día siguiente.
• Revisa tu calendario y horarios del día siguiente.
• Planea algunos días adelante para adelantar proyectos grandes.
• Resuelve los pendientes más urgentes por la mañana y lo de mayor plazo por la tarde.
• No trates de predecir el futuro añadiendo tareas que crees que podrían aparecer en tu agenda. Atiende lo que en realidad tienes que hacer para estar disponible cuando salga algún imprevisto.
• Ten en cuenta los pendientes que te saltaste el día anterior para que tengan alta prioridad en la siguiente jornada.
• Ignora las prioridades dependiendo de la urgencia y el impacto. Comprar un regalo para un amigo puede ser urgente, pero tiene menor impacto que preparar una presentación.
• No llenes tu lista con micro pendientes superfluos como "hacer café".
• Califica tus progresos al finalizar la semana.

¿Haces una lista de pendientes? ¿Cómo la manejas?

Fuente: Altonivel.com.mx

Gestión eficaz del tiempo

A veces, especialmente cuando estamos apurados de tiempo, desearíamos que el tiempo fuese como chicle y lo pudiésemos estirar y encoger a nuestro antojo. En este resumen, nos gustaría poder proporcionar las herramientas que le permitieran hacer estas y muchas otras cosas más para administrar el tiempo; sin embargo, aún no conocemos el secreto.

La idea es: "Domesticar el tiempo"

Posiblemente nuestra generación es, hasta el momento, la más productiva de la historia, pues ninguna generación anterior ha tenido ocasión de manejar datos tan variados y complejos en tan grandes cantidades como lo hemos hecho nosotros. Por otra parte, la tecnología también ha hecho posible la rápida transmisión de datos que necesitamos para nuestro trabajo, para administrar nuestras cuentas, comunicarnos con amigos y organizar la información que recibimos en grado creciente.

Esta nueva dinámica ha hecho que el tiempo se redistribuya de forma que nuestras responsabilidades han aumentado de manera paralela al progreso tecnológico: los plazos de entrega se han acortado, la cantidad de trabajo ha aumentado y en la actualidad trabajamos más horas para poder controlar tanto el volumen creciente de información, como las nuevas responsabilidades.

Una consecuencia de todo lo anterior es que más que nunca el tiempo es oro y su precio se mide en productividad. Somos dueños de nuestra productividad en la misma medida en que somos dueños de nuestro tiempo y existe una serie de técnicas que pueden contribuir a realizar el mejor uso tanto de nuestro tiempo de trabajo como de nuestro tiempo libre, reduciendo así el estrés que producen las restricciones temporales en la sociedad actual.

La mayor parte de las personas tiene poco o mal definido el uso que hace del tiempo. Aunque usted tenga claro cómo debe distribuir su tiempo, un inventario de cuánto tiempo pasa realizando varias actividades le podría sorprender.

Un sencillo ejercicio de diagnóstico para aplicar en su vida profesional o personal consiste en llevar un pequeño cuaderno de notas a todas partes y anotar en el mismo, qué actividades a realizado indicando cuánto tiempo le tomó realizarlas.

Tal vez prefiera limitarse a controlar sus actividades profesionales; no obstante, el experimento resultará doblemente útil si también registra las actividades que ha llevado a cabo en su tiempo personal.

El paso siguiente es analizar las anotaciones y fijarse, dentro de las labores que realiza en su trabajo y en su tiempo libre, cuáles son las dos a las que más tiempo le dedica y las dos a las que menos. Asimismo, evalúe con sinceridad a qué actividades debería dedicar más tiempo y a cuáles debería dedicar menos. Las conclusiones a las que llegue le ayudarán a identificar las áreas de su vida personal y profesional que más podrían beneficiarse de un cambio.

Otro ejercicio que podemos utilizar para gestionar nuestro tiempo es "Poner los patitos en fila". Esta frase tan cursi, hace referencia a la forma en que los patitos suelen nadar en fila india detrás de su mamá. Examinaremos algunas formas de ordenar las tareas según su prioridad con la finalidad de que usted encuentre un proceso de calificación que se ajuste a su estilo.

El primero de ellos es el Sistema ABC, recomendado por casi todos los expertos en administración del tiempo y utilizado por más maniáticos del orden que cualquier otro. Se trata de asignar letras a las tareas según su importancia, así la A corresponde a las tareas que se deben realizar inmediatamente, las tareas B son aquellas que deberían hacerse rápido aunque no corren tanta prisa como las tareas A, las tareas C se pueden posponer sin problema y las tareas D teóricamente ni siquiera necesitan realizarse.

La ventaja de este sistema a su situación actual para tener una visión clara de cómo funciona: por ejemplo, haga una lista de diez cosas que tenga que hacer mañana y ordénelas en orden de importancia calificándolas con la letra correspondiente.

El Sistema ABC tiene varias aplicaciones prácticas, ya que podemos calificar las tareas que apuntemos en la agenda, las de la lista de cosas para hacer e incluso crear un sistema de bandejas en el escritorio en el que clasifiquemos documentos como A, B, C o D.

El siguiente sistema es una variación del anterior ABC y consiste en utilizar tarjetas o post-it en las que escribiremos las tareas que tenemos pendientes, las colocaremos todas ellas sobre la mesa y luego las ordenaremos por orden de importancia o de necesidad de acción.

También podría utilizar un gran tablero magnético en el que puede mover las tareas fácilmente. Este sistema tiene la ventaja de que puede ser utilizado por varias personas a la vez dentro de un equipo de trabajo y, además, es un sistema visual que facilita una perspectiva general con un solo vistazo.

El Sistema de Inventario es otra variación del ABC que parte de la idea de que la mejor forma de aprender es revisar lo que se ha hecho durante el día y aplicarlo al día siguiente, por lo cual es crucial evaluar la productividad de cada día estableciendo cada mañana lo que se desea conseguir ese día. Aunque este método no es en sí una medida que ahorre tiempo, genera cambios de conducta que ahorran tiempo.

Así es como si quiere "Domesticar al tiempo" será bueno poner manos a la obra: observar, estar atento, aplicar los ejercicios y luego redistribuir esos tiempos que note que está utilizando mal o desperdiciando, tanto para su propio bien como para el de su equipo de trabajo. Logrará de ese modo gestionar eficazmente su tiempo.

Fuente: B&C Capacitación y Coaching