Les deseamos de todo corazón que pasen un excelente día.

Estamos convencidas de que es justo que sea reconocido todo el esfuerzo, compromiso y dedicación de las secretarias con ¡¡¡un DÍA especial para todas ustedes !!!

Por hoy, dejemos que sean los demás quienes estén atentos a sus necesidades, que las mimen, las feliciten y las alienten mientras se preparan para disfrutar el fin de semana...

Las invitamos a compartir con sus colegas cómo pasaron su día, qué regalos recibieron, qué representa para ustedes esta fecha y todo lo que sientan...

¡Un abrazo!

Networking: ¿Qué hacer y qué no hacer?

En esta oportunidad comparto un artículo de MAPA Consulting, muy interesante para secretarias y para ejecutivos.

Networking: ¿Qué hacer y qué no hacer?

Sorprendentemente, mucha gente no entiende de qué se tratan las redes de contacto (Networking). Imagine la siguiente escena: mientras intenta guardar su equipaje de mano en el avión, la persona sentada a su lado ya le está entregando su tarjeta personal. O, usted intenta servirse un trago en una recepción cuando alguien lo aborda, agitado, tarjeta en mano. ¿De eso se trata el networking? Digámoslo claro: NO. Networking no es conectarse con alguien con quien se encontró por azar. El networking efectivo tiene un objetivo: construir alianzas.

Peor aún es la gente que intenta conectarse con viejos conocidos en el momento en que la despiden. ¡Es demasiado tarde! Es difícil crear una red de contactos. Hay que alimentarla a lo largo del tiempo. Debe ser beneficiosa para ambas partes. En otras palabras, es mucho más que saber quien me puede ayudar el día en que me echen del trabajo. Se trata de saber cómo nosotros podemos ayudar a los demás (y como nos pueden ayudar) durante toda la carrera.

Para mantener una red de contactos saludable, es necesario responder las siguientes preguntas:

a) ¿Quiénes deberían ser mis contactos internos?

Como mínimo, usted necesita tener una relación decente con sus contrapartes dentro de la organización. Cuando su computador no funciona, es una experiencia muy diferente llamar al Área de Soporte y hablar con la primera persona que atienda el teléfono que llamar a Juan, en el Área de Soporte. Cuando su cliente lo llama para quejarse porque una entrega no se realizó a tiempo, está dañada o fue equivocada, ¿quién es su contacto en Operaciones para resolver el problema? Un contacto, nuevamente, no es un número al cual llamar o un puesto en un organigrama. Un contacto de su red es una persona con la cual ha desarrollado una relación a lo largo de los años. Funciona en ambas direcciones, se trata de brindar y de recibir ayuda; se trata de brindar y de recibir información. ¿Cuál es la regla de oro? Ofrezca ayuda o información sin expectativas. Alimente sus relaciones. Haga todos los esfuerzos posibles por mantener un saldo positivo en las cuentas de dichas relaciones.

b) ¿Quién hace mi trabajo (dentro de la organización) en otra sucursal, ciudad o país?

Siempre nos sorprendemos cuando les preguntamos a los participantes de nuestros talleres esto mismo, y no saben como responder. Muchos ni siquiera lo han pensado, y no encuentran valioso saberlo. Se están perdiendo una fantástica oportunidad de dar impulso al conocimiento e innovación que sucede en algún lugar dentro de la organización. Probablemente, estén inventando la rueda una y otra vez, al crear su propia solución a un problema que seguramente se repite en otras sucursales u oficinas del mundo. Al no tener un contacto en otros lugares, no están al tanto de las soluciones ya disponibles.

c) ¿Quién hace mi trabajo en la competencia?

Esta es otra pregunta que los participantes de nuestros talleres encuentran sorprendente. Les sorprendería saber que mucha gente, aún en niveles relativamente senior, no conocen la respuesta. ¿Qué se pierden?
Una mejor comprensión de la industria, el mercado y nuevos productos y servicios que, al final, impactan en el desempeño de todos. Obviamente, en nuestros vínculos con competidores, tenemos que tener cuidado de no proveer información confidencial, pero aún con dicha restricción, las personas efectivas para establecer redes de contacto, encuentran estas relaciones muy iluminadoras.

d) ¿Cuál es el valor agregado de pertenecer a asociaciones profesionales?

Los clubes o asociaciones profesionales son un fantástico lugar para conocer gente con intereses o carreras similares y para mantenerse informado o actualizado sobre la profesión. Además, debería participar de exhibiciones, presentaciones, talleres, encuentros y shows relacionados con su carrera o industria. El énfasis no debería estar en la cantidad, sino en los contactos valiosos. Recuerde, no se trata de distribuir tantas tarjetas personales como pueda, a cada persona en el cuarto. Para beneficiarse con las redes de contactos deberá abandonar su marco de referencia actual. Ya no se trata de pensar en "¿qué puedo obtener de esta gente?" Cuando se encuentre con personas que son contactos valiosos, si, ese será el momento de entregarles su tarjeta personal. Y no olvide hacerles un seguimiento posterior, con un llamado o un correo, algunos días después.

e) ¿A quién admiro, y perdí de vista?

Recuerde que la gente brillante se mueve frecuentemente. Un antiguo jefe, un mentor, pares, clientes, a veces es difícil seguirles el rastro. Algunos cambian de trabajo o de industria, otros cambian de ciudad o de país. Si antes los admirábamos, deberían continuar siendo parte de nuestra red de contactos. Ya nos conocen y podrían ser una fuente nutritiva de consejos. Para saber como encontrarlos, continúe leyendo...

f) ¿Cómo seguir el rastro de la gente que conocemos y agregar nuevos contactos a nuestra red?

Los sitios de redes de contacto profesionales, tales como LinkedIn (www.linkedin.com) son gratuitos, y resultaron muy efectivos para buscar nuevos contactos y para seguirle el rastro a los movimientos de nuestros contactos. LinkedIn tiene grupos de ex-alumnos y empresas, también grupos de discusiones para profesionales que comparten intereses similares. Tenga Facebook para su familia y amigos personales y LinkedIn para sus relaciones profesionales.

Una conversación telefónica o correo, de vez en cuando, sin ningún propósito específico, cultivará la relación. La gente esta más deseosa de responder sus llamadas (o de leer sus mensajes) si no estamos siempre vendiendo o pidiendo favores.

Mantenga sus contactos organizados y actualizados. Use Microsoft Outlook o algún programa similar. Es difícil encontrar tarjetas personales si están desparramadas en cajones o cajas.

Es útil incluir una foto personal o logo de la empresa en el registro del contacto, así como información personal en la sección de notas. Nos resultará más fácil recordar a la persona o a la empresa.

Finalmente, si todavía piensa que una red de contactos es solo para encontrar trabajo, por favor recuerde que la mayoría de los trabajos ofrecidos, nunca se publican. Los cubren con personas recomendadas.

Para que lo consideren, tiene que estar en la red de contactos de alguien.
Fuente: Mapa Consulting

Secretarias solidarias

Las secretarias tenemos muchos contactos, recursos, conocimientos y aptitudes que podemos usar con un fin adicional al de nuestro desarrollo profesional: ayudar a los que más lo necesitan. De esta forma, aportamos nuestro granito de arena para un mundo mejor y volcamos nuestra vocación de servicio a tareas solidarias que nos llenan de satisfacción y orgullo.

En la sección "Ayudanos a ayudar" de nuestra web comunicaremos todas las causas solidarias con las que colaboramos, para que todas las interesadas en participar puedan hacerlo. Toda ayuda, por mínima que sea, siempre será muy bienvenida por aquellos que tanto la necesitan.

Si te interesa formar parte de nuestro grupo de Secretarias Solidarias, por favor envianos un mail a solidaridad@mundodesecretarias.com.ar, para que podamos agregarte a la lista de correo a través de la cual intercambiaremos información, pedidos solidarios, opiniones e ideas vía correo electrónico.

¡Muchas gracias!

Objetivos engañosos en la búsqueda de empleo

El tiempo es dinero -independientemente de que se tenga un empleo o no. Aunque ir en busca de todas las posibilidades cuando se busca trabajo podría resultar tentador, no lo haga. Muchas pueden llevarlo a un callejón sin salida -donde podría perder el contenido de su billetera.

Una búsqueda con enfoque que utiliza métodos probados y comprobados, especialmente cultivar una red de contactos, será lo que le consiga su siguiente empleo, no tácticas que emanan desesperación.

En su búsqueda de trabajo, evite estos cinco errores que producirán los peores resultados, de acuerdo a la asesora de entornos laborales Liz Ryan.

1. Repartir y rezar

No envíe su curriculum a ciegas y sin que se lo hayan pedido, ya sea electrónicamente o de otro modo, a cualquier compañía sin hacer primero contacto verbal. Ryan, fundadora de AskLizRyan.com, dice, "repartir cartas de presentación genéricas y curriculums idénticos en grandes volúmenes, y luego cruzar los dedos, es totalmente improductivo al buscar trabajo. Eso no funciona y no ha funcionado en 10 años o más". Establezca una conexión antes de enviar una carta de presentación adaptada a la compañía, añade Ryan, "incluso puede adaptar su curriculum si así lo requiere una vacante".

2. Ir a hacer fila en feria de empleo.

Ryan admite que "es triste decirlo, pero la mayoría de las ferias de empleo son una pérdida de tiempo. Evite las ferias de empleo enormes y masivas, donde una inmensidad de compañías tienen puestos y, sin embargo, nadie recibe curriculums". Hay algunas ferias de empleo que tienen valor. Ryan, quien ha sido ejecutiva de recursos humanos, señala los horarios abiertos de compañías específicas y ferias de colocación para universitarios a punto de graduarse. Eche mano de su red de contactos para saber si alguien puede recomendar ferias que valgan la pena. "Averigüe antes de dirigirse a una feria de empleo, o de lo contrario se arriesga a perder su tiempo y a que su ego sea golpeado".

3. Obtener certificaciones que nadie quiere.

Es común sentirse poco seguro de sus habilidades si se le está dificultando conseguir trabajo, pero no se apresure a gastar dinero en algún entrenamiento adicional a menos de que esté seguro de que producirá resultados mejorados. Ryan revela, "antes de inscribirse a un programa para la certificación de un entrenamiento, verifique las vacantes para asegurarse de que las compañías lo están pidiendo. No tiene caso invertir tiempo y dinero en una certificación que nadie quiere".

Si una institución educativa insiste en venderle el curso, dice Ryan, "pregúntele a la gente en la escuela que realiza la certificación, ¿qué compañías locales han contratado a sus egresados en el último año?. Si no pueden decírselo, huya".

4. Pagarle a un cazatalentos

No le dé dinero a cualquier tipo de reclutador ni firme un contrato donde acceda a hacerlo. "Los verdaderos cazatalentos, también conocidos como consultores de búsqueda de empleo o reclutadores externos, no aceptarán su dinero. Las compañías les pagan para que llenen vacantes". Ryan advierte, "si un reclutador lo llama o envía un correo electrónico para decir que cuenta con vacantesy luego lo invita a su oficina para una sesión de orientación y le presenta una variedad de servicios de asesoría profesional, salga corriendo. Los verdaderos profesionistas de la búsqueda de trabajo no aceptarán ni un centavo de sus candidatos".

5. Inscribirse a un servicio que envía curriculums masivamente por usted.

Esta táctica anticuada -y desesperada- desalienta por completo a quienes podrían contratarlo y tiene cierto aire de correo chatarra. Ryan dice, "los servicios que envían cientos de currículums podrían haber valido la pena hace 20 años. Actualmente, son algo peor que inútiles, porque irritan a las compañías que reciben curriculums no solicitados. Olvídese de los servicios de envío masivo de curriculums y realice su propia investigación cuidadosa para ponerse en contacto con las personas a cargo de tomar decisiones, con mensajes que de hecho quieran escuchar".

Fuente: Caroline M. L. Potter
Yahoo! HotJobs

Se quiere, se puede

Estuve recordando mi primer trabajo como secretaria. Trabajaba en una empresa multinacional como recepcionista hacía dos años, pero siempre había querido ser secretaria. Entonces me planteé una meta. Sentía que ya había cumplido mi ciclo en la Recepción, había aprendido mucho sobre la empresa y me sentía realmente preparada para un nuevo desafío.

No solo me planteé el puesto que me gustaría ocupar, sino también con quién me gustaría trabajar. Cuando nos proponemos metas debemos saber detectar oportunidades, por eso miré a mi alrededor y noté que el director de la empresa era el único ejecutivo que no tenía secretaria. No tardé mucho en comprender que allí estaba mi oportunidad. Además me interesaba trabajar con él ya que tenía una imagen muy seria y profesional. Sabía que era una persona muy exigente, pero eso constituía un desafío que me atraía y me garantizaba que podría aprender mucho a su lado.

Preparé una propuesta, detallando todas las tareas que podía realizar en base a mis conocimientos y de qué manera podía ayudarlo a optimizar sus tiempos y resultados. Junté coraje y le solicité una entrevista. En esa charla, presenté mi propuesta, manifesté mi compromiso con la empresa, mis deseos de crecer y mi interés puntual en desempeñarme en ese puesto.

Al poco tiempo me convertía en secretaria de Dirección, una posición interesante porque aprendí mucho y porque, al tratarse de un puesto nuevo, pude diseñarlo a mi manera.

Hoy me pregunto qué hubiera ocurrido si no hubiera decidido entonces presentar mi propuesta. Tal vez seguiría aún en aquella Recepción, soñando con todas las cosas que podría hacer en un puesto nuevo.

La enseñanza que me dejó aquella experiencia es que si realmente nos proponemos algo, podemos lograrlo. Lo importante es dejar de soñar y decidirse a actuar.

En el trabajo, al igual que en la vida, son muchas las personas que nos rodean y podemos fácilmente pasar desapercibidos si no levantamos la mano y decimos "aquí estoy". Es una forma de "vendernos", de demostrar que tenemos capacidades, aspiraciones, compromiso y nos motiva enfrentar nuevos desafíos.

Y ustedes... ¿están de acuerdo con el "se quiere, se puede"? ¿Cuáles fueron sus metas cumplidas a nivel laboral, sus mejores logros? ¿Cuáles son sus metas actuales?

Compartiendo estas experiencias podremos ayudar a aquellas personas que no se animan a decir "aquí estoy" y que siguen soñando con todas las cosas que podrían hacer y no hacen porque creen que no se les presenta la oportunidad. También, revisando nuestros propios logros alimentamos nuestra seguridad y autoestima. Recordemos... "Las oportunidades no se nos dan casualmente, nosotros debemos buscarlas, provocarlas y saber aprovecharlas".

Aprender de los errores

Todos cometemos errores, somos humanos. Pero a veces en los puestos secretariales pareciera que eso no está permitido. Jamás.

No se puede cometer el más mínimo error porque eso significaría falta de eficiencia y, dependiendo de la tolerancia del jefe, hasta podría tener peores consecuencias.

Pero, ¿realmente la eficiencia se mide a través de la perfección? ¡Imposible! Nadie, absolutamente nadie es perfecto. Y las secretarias no son la excepción.

En una oportunidad, un jefe le solicitó a su secretaria que retirara dinero de su cuenta. Como confiaba mucho en ella, le entregó su tarjeta de débito y la clave. La asistente se dirigió al cajero automático y a la hora de ingresar los últimos dígitos de su dni para verificación cometió un error. Sin darle la posibilidad de ningún otro intento, la tarjeta se bloqueó.

Por supuesto, eso ocurrió en medio de una mañana "complicada". La mente de la secretaria parecía estar en mil temas a la vez. Pero esto no era justificación para ella, se sentía muy mal, no solo por no haber cumplido con lo que su jefe le había solicitado sino también por ese perfeccionismo que la caracterizaba.

El trámite para desbloquear la tarjeta era indefectiblemente personal. Si su jefe le había solicitado que retirara el dinero en su lugar era porque realmente él no contaba con mucho tiempo y entonces debería perder valiosos minutos como consecuencia de su error.

Con mucha vergüenza le informó la noticia. Su reacción no fue mala. De hecho su jefe siempre había sido una persona muy comprensiva. Para compensar mínimamente la equivocación, la secretaria le había preparado la documentación necesaria para el trámite. Le pidió disculpas repetidas veces.

Se pregunté qué hubiera ocurrido ante una misma situación pero con su jefe anterior, que no se caracterizaba precisamente por la comprensión, el buen trato o la diplomacia.

Ese acontecimiento podría haber resultado un problema menor para otras personas, pero era para ella muy importante. Se propuse no dejarlo en el olvido y tratar de aprender de él. En adelante podría tener mil cosas en mente, estar preocupada por exámenes, responsabilidades, problemas personales o cualquier otro tema, pero era necesario que siempre se enfocara en lo que estaba haciendo y, especialmente, en las tareas solicitadas por su jefe. No solo para realizar su trabajo con excelencia, sino también para retribuirle de alguna manera su buen trato y su comprensión.

Aprender de las equivocaciones es importantísimo, tanto en nuestra experiencia laboral como personal. En definitiva, a veces cometemos errores como consecuencia de las cada vez más habituales prisas cotidianas y luego el tiempo que perdemos para tratar de resolverlos es mucho mayor.

¿Y ustedes? ¿Qué error recuerdan que las haya hecho pasar un mal momento? ¿Cómo lo resolvieron? ¿Cómo reaccionó su jefe? ¿Les sirvió de aprendizaje?

Una vez más... ¡Gracias por estar ahí!

Los pro y los contra

Ser secretaria puede a veces ser muy gratificante y otras un tanto complicado y estresante.

Lo más positivo de ser secretaria, entre otras cosas, es...

• La libertad con la que por lo general se cuenta para crear, organizar y realizar las tareas a nuestra manera.

• La comunicación constante con un gran número de personas que permite generar una importante red de contactos que seguramente puede resultar de utilidad en algún momento de la carrera laboral o de la vida personal.

• La ausencia de rutina. Siempre hay algo nuevo para planificar o resolver.

• La posibilidad de estar en contacto con personas de otros países, que hablen otros idiomas o tengan diferentes culturas. 

• El conocimiento general que se adquiere de todas las actividades y áreas de la empresa que, bien aprovechado, puede abrir otras puertas en un futuro.

• Cuando se cuenta con un buen jefe, el estrecho vínculo que puede establecerse, al punto de que deposite en su secretaria toda su confianza y realmente valore su responsabilidad y compromiso.

Lo menos positivo de ser secretaria puede ser...

• El hecho de que muchas veces se les atribuyen las tareas "que nadie quiere hacer".

• Los pedidos insólitos y las consultas repetidas una y otra vez (sobre todo cuando se trabaja en un grupos grandes).

• Que no exista una clara descripción del puesto y de las responsabilidades que éste abarca.

• Ser consideradas un "buscapersonas" o un "rastreador de paradero", por ejemplo, preguntándoles a dónde fue su jefe cada vez que sale de la oficina.

• Que a veces subestimen su capacidad o consideren que siempre tienen más tiempo disponible que los demás, o que sus tareas tienen menos relevancia que las del resto. Siempre recuerdo con gran indignación al empleado de una empresa que solía llamar despectivamente a la secretaria "La pinchapapeles".

Si pusiéramos en una balanza todos los pro y los contra, no caben dudas que el resultado sería positivo. Es una cuestión de actitud el hecho de prestar más atención a la parte buena o a la parte negativa de algo.

Y a ustedes...¿qué es lo que más y lo que menos les gusta sobre su trabajo como secretaria?