La Secretaria Sustentable

"La Secretaria Sustentable es un agente de cambio sistémico en la conducta y visión de su jefatura. Propone el diálogo abierto, deconstruye preconceptos, aporta cambios permanentes, considerando cada actividad laboral como una posibilidad de crecimiento, aprendizaje y el punto de partida hacia metas aún no diseñadas". (Del Autor)

LA SECRETARIA SUSTENTABLE

Es vital poder ayudar a otros a reflexionar sobre lo que nos afecta y lo que nos preocupará en los próximos años, proponiendo herramientas reparadoras a tales flagelos, apelando a nuestra humanidad, como factor desencadenante de logros.

Estas acciones necesitan estar impregnadas de sentido ético porque el problema de la indiferencia social y ambiental actual, denotan una ausencia de este valor. Habrá que trabajar entonces con el ejemplo, la integridad, la coherencia y las decisiones virtuosas.

Redescubrir valores y definirlos nos ayudará sobremanera en esta titánica tarea de concientización y desarrollo emocional, a fin de "crear inéditas iniciativas". Tendremos que ser capaces de "articular intangibles humanos y entornos tan edificantes como trascendentes".

La Secretaria Sustentable es un agente de cambio sistémico en la conducta y visión de su jefatura. Propone el diálogo abierto, deconstruye preconceptos, aporta cambios permanentes, considerando cada actividad laboral como una posibilidad de crecimiento, aprendizaje y el punto de partida hacia metas aún no diseñadas.

Es esencialmente guiada y motivada por sus férreos ideales comprometidos con la sociedad y el planeta. Somete todas sus acciones al ensamble y armonía de tres decisiones: económica, ambiental y social.

El principal axioma en el despliegue profesional de esta nueva e imprescindible dimensión ejecutiva estará concentrado en la eficacia de su gestión. La cual redundará en mayor productividad, con una profunda conciencia ecológica y no meramente ligada al cuidado y respeto del medio ambiente, sino como: dinámica agente de inspiración y factor innovador, de gran visión y compromiso social, asentada en la trascendencia de su contribución en la empresa y para con la sociedad.

Desarrolla un nuevo estilo de liderazgo como lo es el sustentable. Esto implicará, en primer término liderarse a sí misma, orientarse a la ejecución y explicitar de la mejor manera el sentido y alcance de sus ideas.

Trabaja y encara cada quehacer, con la firme convicción de que su tarea se integra a una cadena de valor global ascendente y, por lo tanto, su transitar estará enfocado en la mejor continua de los procesos, teniendo en cuenta los criterios mundiales de crecimiento sostenible.

Del libro: "La Secretaria Sustentable" (Ed. Creativa, Argentina 2012)

Autor: Dr. Claudio Rodríguez Agüero

www.rodriguezaguero.com

Podrán saber todo sobre este material en: 
http://rodriguezaguero.com/new/secretaria_sustentable/

Qué debe conocer una secretaria

Por Pamela Verónica Luques, Directora de UdeCaL.

Las actividades que llevan adelante una asistente o secretaria/o, son arduas y múltiples. La confianza, el desarrollo del management, la operatividad y eficacia de las labores, son acciones de todos los días.

Realizar lo cotidiano con perfeccionamiento y conocimientos específicos, hará que maximices tu tiempo y tus energías.

El rol de las secretarias ha evolucionado. Ya no es solo una empleada más que debe llamar por teléfono, hoy día es una de las personas que maneja la empresa, tiene la confianza de sus superiores para conocer todos aquellos temas que predominan en la cocina antes de elaborar las campañas y proyectos. Resguarda los documentos más importantes y conoce toda la historia de sus superiores.

Es que una secretaria es quien hace todo el trabajo correspondiente al directivo, para que éste procure prestar atención a una tarea fundamental para el porvenir de la empresa: tomar decisiones para el logro de la RENTABILIDAD DE LA EMPRESA.

Con ello, se lanza un nuevo rol, el cual, sin formación es muy difícil conseguir el ritmo y encaminarse hacia la jerarquización del área.

Esta superación y avance del rol, hacen que la profesión de la secretaria se destaque a través de las siguientes asignaturas:

• Conocimiento del sistema empresarial y organizacional

• Proceso de la comunicación verbal, escrita y gestual

• Desarrollo de la comunicación 2.0

• Organización de eventos

• Ceremonial y protocolo

• Gestión en management

• Planificación del trabajo

• Oratoria

• Actitud comercial y de negocios

• Imagen personal

Recuerda siempre, lograr este equilibrio en tus conocimientos para obtener la mejor formación y la performance ejecutiva.

La Secretaria Sustentable. Nuevo libro del Dr. Claudio Rodríguez Agüero

En el marco del 2° Congreso Internacional de Secretarias, Asistentes y Recepcionistas (Posadas, Misiones, Argentina), el Dr. Claudio Rodríguez Agüero estará lanzando un nuevo libro que resume la investigación de años en el campo de la sustentabilidad y la gestión ejecutiva.

Se trata del libro La Secretaria Sustentable "Una nueva Competencia Ejecutiva" (Ed. Creativa, Misiones, Argentina, 2012).

Los invitamos a visitar el sitio web del libro haciendo click aquí.

"La Secretaria Sustentable es un agente de cambio sistémico en la conducta y visión de su jefatura. Propone el diálogo abierto, deconstruye preconceptos, aporta cambios permanentes, considerando cada actividad laboral como una posibilidad de crecimiento, aprendizaje y el punto de partida hacia metas aún no diseñadas".

(del libro: La Secretaria Sustentable)



Salarios de Secretarias

Planificación, una aptitud primordial

Como secretarias de gerentes o directores de una organización, las secretarias deben tener habilidades de organización y planificación. En este informe ofrecemos la remuneración de esta profesión.

Una secretaria bilingüe junior tiene una remuneración promedio de $ 7.488

Quien ocupe este rol debe realizar tareas de secretaria para la gerencia media que demandan fluidez tanto en el idioma nativo como en un segundo idioma que requiera el negocio, ya sea portugués, español o inglés, entre otros. Requiere contar con una considerable experiencia (más de un año), habilidades técnicas y conocimiento de las políticas y prácticas de la organización. Prepara correspondencia, mails, informes y otros documentos. Controla y filtra llamadas telefónicas, recibe y direcciona contactos personales y suministra aclaraciones de rutina. Programa y mantiene la agenda de citas, reuniones e itinerarios de viaje. Puede tener supervisión de una secretaria del equipo.

Por su parte, la secretaria bilingüe senior, con una remuneración total de $ 11.412, desempeña las mismas funciones que la posición descripta recientemente, pero debe contar con más de 6 años de experiencia en el rol, con diploma universitario y no posee supervisión.

"Los salarios expresados en este informe son promedio, y en bruto, y corresponden a salarios de empresas cuya facturación oscila entre 50 y 200 millones de pesos anuales. La remuneración total es la suma del Total Dinero (sueldo base anual más pagos variables relacionados con el desempeño en el puesto, comisiones variables expresadas en su valor "target/objetivo", incentivos, bonos) más los Beneficios valorizados y anualizados."

Fuente: Infosalarial.com

Concurso "De Secretaria a Gerente"

Contesta a una breve encuesta y participa del sorteo del libro "De Secretaria a Gerente" del Dr. Claudio Fabián Rodríguez Agüero.

1) ¿Cuáles son tus principales miedos laborales y/o profesionales?

2) ¿Qué le demandarías o exigirías a tu jefe?

3) ¿Cuál consideras que es el principal obstáculo a la hora de pensar en tu desarrollo de carrera?

Escríbenos a contacto@mundodesecretarias.com.ar con tus respuestas y el asunto "Concurso De Secretaria a Gerente", indicando tu nombre, edad, tipo de empresa en la que trabajas (pequeña/mediana/grande, rubro o industria, etc.) y lugar donde vives.

Entre todas las concursantes sortearemos el día 30/06/11 un ejemplar del libro. Además, por el solo hecho de participar, recibirás sin cargo nuestro e-book "Curso de computación para la oficina".

¡No te pierdas la oportunidad de ganar este interesante libro que será de gran utilidad para comenzar a planificar tu desarrollo profesional!

Los errores que hay que evitar al armar el curriculum

Tanto en su versión digital como en papel, el Curriculum Vitae (CV) sigue siendo clave a la hora de postularse para un nuevo lugar de trabajo. Especialistas brindan sus recomendaciones.

Por Daniel Salman.
En tiempo de redes sociales focalizadas exclusivamente en la búsqueda de empleo, en el contacto entre quien busca un trabajo y el potencial empleador, el Curriculum Vitae (CV) sigue siendo la herramienta capital para establecer el primer acercamiento con el puesto laboral al que se aspira conseguir.

Cronista.com habló con especialistas en el tema, quienes ofrecieron algunos consejos para una correcta elaboración del CV y evitar así algunos errores que, por más obvios que parezcan, es muy fácil caer en ellos.

Rubén Barasch, director de la Licenciatura en Recursos Humanos de UADE, señala que "sobre gustos no hay nada escrito", y nuestro CV lo leerá un Selector de Personal al cual no conocemos. "Modelos se pueden encontrar muchos en la web, con que elijamos uno que nos guste estará bien", agrega.
En ese sentido, la licenciada Soledad Quijano, directora de la consultora Partner Comunicación remarca que "al CV es muy importante elaborarlo adecuadamente para generar impacto en la persona que recluta".

Mientras que Soledad Quijano hace hincapié en el formato papel, Rubén Barasch propone algunos consejos prácticos para el envío del CV vía mail.

Aquí los principales tips para tener en cuenta:

Formato papel
Debe ser claro, legible y estructurado, con información fidedigna.

Debe contener básicamente tres secciones: datos personales, aspectos importantes de la educación y por último experiencias y proyecciones laborales relevantes.

Utilizar un buen papel y no cometer errores de ortografía, demuestra profesionalismo y organización
Se recomienda no utilizar terminología técnica o jerga.

Incluir una foto personal profesional. Perjudica la imagen utilizar una fotografía no tomada a tal efecto.

Es aconsejable que el contenido del CV no exceda la extensión de una página.

Versión digital

No mande un archivo pesado. A veces se coloca una foto que pesa mucho. Es muy probable que el selector no abra el archivo y así su CV no será leído.

Envíe un archivo que sea compatible con distintos programas. Suele ocurrir que usted tiene la última versión del Word, pero su selector no la tiene y no puede abrir el archivo. Envíe el archivo primero a varios conocidos para asegurarse que lo puedan abrir y que está libre de virus.

Revise bien lo escrito y haga que lo revise también algún amigo con buena ortografía. No confíe en el corrector de ortografía del software.

Asegúrese de que el CV sea agradable "a la vista", ordenado para evitar que se convierta en un gran desorden estético.

Imprima el CV para saber cómo se ve. No es lo mismo verlo en la PC que en una hoja.

En la parte de "Estudios y de Experiencia" comience siempre por lo más importante. Así, en "Estudios" lo primero que tiene que leer el selector es el más alto - generalmente el último - título alcanzado. En la parte de "Experiencia", el puesto más alto alcanzado.
No se olvide nunca de poner por lo menos dos números de teléfono y su dirección de mail.

Carta de presentación - Cómo hacer un primer contacto efectivo

La carta de presentación tiene como objetivo motivar al selector de personal a la lectura del CV, brindando información que lo ayude a saber por qué usted puede ser el candidato que está buscando.

Generalmente el selector se encuentra con cartas de presentación estándar que nada informan del candidato, de sus intereses y aspiraciones para obtener el puesto, ni de aquello que puede brindar. Nada lo diferencia de otros tantos candidatos que se han postulado para la búsqueda. Por lo que redactar una carta de presentación efectiva puede generar en el lector la idea de que "vale la pena conocerlo".

Lo ideal en la carta de presentación es que brinde información adicional a la ofrecida por el curriculum, que podamos incluir aquellos aspectos que por cuestiones de formato no se encuentran en el CV pero que a su vez inviten a ampliar la información a través de su lectura.

¿Qué incluir?

Para saber qué incluir en la carta de presentación es necesario contar con información de la empresa y el puesto de trabajo. Sabiendo qué solicita la organización podremos resaltar aquellas características nuestras que coinciden con lo buscado.

En general las empresas suelen informar en la solicitud de personal qué características buscan. Por ejemplo, dinamismo, responsabilidad, capacidad de trabajo en equipo, etc. Así como también aquello que ofrecen: Buen clima laboral, posibilidades de crecimiento, incentivos por logros de objetivos, etc. Estos datos son de gran importancia a la hora de redactar la carta de presentación, para poder destacar aquellas características que nos identifican. Por ejemplo: "Soy una persona dinámica, responsable. Considero al trabajo en equipo y al logro de los objetivos como factores altamente motivantes".

En caso de tratarse de una presentación espontánea podremos obtener información de la organización en las páginas de Internet, conocer su misión y valores podrá orientar nuestro discurso. Así, si prioriza la calidad de atención a clientes o bien busca ofrecer productos innovadores podremos destacar nuestras habilidades interpersonales o la creatividad. Es importante que sólo incluyas aquellas características que sean parte de tu personalidad.

Lo que no debe faltar:

* El motivo del contacto: hacer llegar tu CV, responder a la propuesta.

* Destacar aquellas cosas que te convierten en el candidato ideal: tu experiencia en el puesto, conocimientos, área de estudios y/o características de personalidad. La redacción debe ser clara y agradable, recuerda no hacer sólo una numeración de virtudes aisladas.

* Incluir los datos solicitados en el aviso: Disponibilidad horaria, remuneración pretendida solo si se lo requiere.

* Cierre y despedida: brindando un agradecimiento y mostrándose interesado en una futura entrevista.

* Firma, aclaración y teléfono de contacto.

Lo que hay que evitar:

* Hablar en negativo, comentar lo que no se tiene, por ejemplo: "debido a que no tengo experiencia..." En estos casos es importante aprovechar la carta para destacar la capacidad de aprendizaje o la capacitación recibida en relación a la tarea.

* Utilizar fotocopias. La carta debe ser redactada especialmente para la propuesta, usar copias hace evidente que no fue realizada para la ocasión, lo que le quita valor.

* Enviar la carta adjunta. Si enviamos un CV vía web la carta de presentación debe incluirse en el cuerpo del mail.

Fuente: AMIA - Servicio de Empleo

El rol de las secretarias se cotiza cada vez más alto

Por MARIANA PERNAS

ESPECIAL PARA CLARIN

Además de asistir a los ejecutivos manejan información sensible y confidencial. Algunas llegan a cobrar sueldos de hasta $ 9000.

Muchas de ellas ya no suelen asistir a un solo jefe, tienen más responsabilidades y cada vez se les exige mayor formación profesional. Quizá por esto, y porque también siguen siendo la persona de confianza con manejo de información confidencial, las secretarias en particular, aquellas de más experiencia pueden llegar a cobrar sueldos muy cercanos al de un jefe o al de un profesional altamente especializado.

"Es un puesto que tradicionalmente se paga bien, sobre todo en los niveles de secretarias bilingües de Dirección, donde el idioma desempeña una herramienta fundamental", señala Valeria Bohórquez, analista de la consultora Mercer. "Más allá de su formación, es clave su rol sobre todo en puestos altos, ya que se desempeñan como asistentes de los principales ejecutivos de las empresas", añadió la especialista.

"El profesionalismo y la confianza son centrales en este tipo de perfiles. Y eso se paga, agrega. Una secretaria de Dirección, por ejemplo, cobra un salario de $ 9000, que equivale a la remuneración de un nivel de jefatura o de un profesional muy especializado de las áreas de Finanzas o Recursos Humanos. Es que se trata de un puesto muy valorado."

Según el relevamiento de Mercer, una secretaria ejecutiva bilingüe tiene una remuneración mensual base de $ 8.978, en tanto que una secretaria de Dirección (también bilingüe) gana mensualmente $ 6.651 y una asistente sin dominio de idioma percibe $ 4.060 de sueldo base.

La encuesta de Mercer revela que en las compañías del mercado general, el puesto de secretaria recibió hasta mediados de año un aumento salarial que varió entre el 18% y 20%, solo un 2% por encima del promedio para el resto del personal. "Y se que las empresas cierren la segunda mitad del 2010 con un aumento adicional del 5%", expresa Bohórquez.

Al momento de compensar, lo que más se valora de una asistente ejecutiva además del dominio de un idioma como el inglés es el profesionalismo y la confianza, "ya que se trata de una persona que cuenta con información valiosa de la empresa y de sus ejecutivos", señala la analista de Mercer.

Las secretarias cobran mejores sueldos en las empresas de consumo masivo, petróleo y banca, principalmente, se caracterizan por haber otorgado este año importantes ajustes de convenio, algo que suele repercutir en los aumentos que luego se aplican al personal fuera de convenio, como es el caso de las secretarias.

El sector bancario, por caso, este año obtuvo para su personal dentro de convenio un ajuste del 21,6%; el sector de seguros, un aumento del 20%; petróleo, del 22,5%; y la farmaceútica, un 20,3%.

Bonos y compensaciones

En la mayoría de las empresas, las secretarias reciben los mismos beneficios que los puestos de staff. Los más comunes son el seguro de vida, equivalente a 24 salarios que en la Argentina otorga casi el 70% de las empresas y el plan médico, a cargo de la empresa, para todo el grupo familiar. "En algunos casos también reciben préstamos personales a tasa subsidiada y asistencia para el almuerzo", acota la analista de Mercer.

Los programas de bonos tienen igual comportamiento para este puesto ya que a medida que se extienden a la mayor parte de la dotación también los perciben las secretarias. Con excepción de las asistentes de nivel junior, la encuesta de Mercer reveló que cobran un bono anual que oscila entre el 8% y el 10% del salario base anual. "Esto representa, en general, un bono con un valor algo mayor a un sueldo", concluyó Bohórquez.

¡Feliz Año Nuevo!

Les deseamos que este nuevo año les traiga muchos éxitos y felicidad. Es un buen momento para renovar nuestras esperanzas, marcar nuevos desafíos y dejar atrás todo lo negativo.

¡Muchas felicidades en este 2011 que recién comienza!

¡FELIZ NAVIDAD!

¡Les deseamos una muy feliz Navidad a todas nuestras lectoras!

CONCURSO "NUEVA IMAGEN"

Claudia Lombardi Comunicación e Imagen y Mundo de Secretarias lanzan el concurso: "Nueva Imagen".

Gana una beca para un curso de Imagen Personal con una duración de 3 horas en el estudio Claudia Lombardi ubicado en Paternal, Ciudad Autónoma de Buenos Aires.

Mundo de Secretarias desea renovar la imagen de su Guía On Line para brindarte el mejor servicio y, al mismo tiempo, puedes cambiar o mejorar tu imagen !

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• ¿Qué te gustaría encontrar en nuestra Guía On Line?
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¡Feliz día de la secretaria!

El protagonista de nuestro cuento recorre con cierta ansiedad las pobladas calles del centro comercial. Tiene la certeza de que va a lograr lo que se propuso. Y piensa que si no hubiera sido por esa maldita reunión que se demoro en terminar, tendría tiempo de sobra. En voz muy baja, y como para darse ánimo, murmura para sí mismo: “simplemente necesitas concentrarte”.

Cuando está por ingresar a una casa de venta de ropa, se cruza con un rostro demasiado conocido que lo saluda. Es la CEO de la compañía. Y piensa: ¡Por Dios! ¿qué hago? ¿me detengo a saludar? Eso me va a robar unos diez minutos… aunque, no…se la ve apurada también, que alivio, ya se fue.

Pasan los minutos y no encuentra que comprar allí ni en ningún otro comercio. ¿Cómo pudo haber pensado que era posible encontrar algo impactante con tan poco tiempo? Quería regalarle algo que la hiciera feliz, que le diera cuenta en el sólo acto de entregarlo y darle un abrazo, de su sincero agradecimiento, de su admiración, de su reconocimiento. Esta vez quiso que fuera distinto a todas las anteriores. Quiso comprar algo él, no pedirle consejo a su esposa sobre qué regalarle, ni a otra mujer del trabajo, quería hacerlo él sólo.

Tuvo que admitirlo. Era casi la hora y no pudo más que comprar los bombones y esas flores de todos los años. Se sintió derrotado.

Al darle un beso en la mejilla y recibir la amable y profesional sonrisa de siempre, sintió lo mismo. Ella percibió que algo malo le ocurría, y le preguntó si estaba todo bien. Sabía que él estaba preocupado por una unidad de negocio que no estaba funcionando.

Nuestro (ahora culposo) protagonista le contestó: “Si, gracias, estoy bien, simplemente quise comprarte un lindo regalo, y no tuve tiempo…bah….lo de siempre.Es que te merecés mucho más que esto hoy!"

La respuesta de ella fue, de alguna intrincada manera, tranquilizadora para nuestro protagonista: “Claro que lo merezco Jefe. Por eso elegí yo misma el regalo. Aquí esta la factura. ¡Y vea que hermosísima cartera me ha comprado usted hoy sin saberlo!”

De su boca se movieron por reflejo las comisuras de los labios formando una mueca conocida, su cabeza bajó con aprobación. Hace años que trabajaban juntos, pero su secretaria no dejaba de sorprenderlo.

Sonriendo le dijo “feliz día”. Otra vez, con todas las gracias, la admiración y el reconocimiento.

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A las que trabajan, a las que buscan trabajo, a las que lo sienten una vocación, a las que en realidad quisieran hacer otra cosa, a las que las hacen sentir fundamentales, a las que las hacen sentir que no lo son. A todas y cada una de nuestras suscriptoras: gracias por dar lo mejor de Uds. cada día y ayudarnos a hacer un mundo mejor, trabajando con dedicación y respeto en todos sus ámbitos. Muy feliz día!

¿Decir que no?

El scope de responsabilidades de una secretaria no siempre está claramente definido. Es común encontrarse con que las tareas se multiplican en comparación con aquellas para las que originalmente fueron contratadas. A veces ocurre que les encomiendan una labor y, si la hacen bien, pasan automáticamente a ser las nuevas responsables. Otras veces les solicitan cosas insólitas, trámites personales completamente ajenos al negocio y hasta algunas "misiones imposibles". Y por lo general, con su mejor sonrisa, contestan a cada requerimiento: "Sí, claro".

¿Qué ocurre con esas cuestiones de las que nadie quiere encargarse? "Se lo pedimos a la secretaria", suele ser la solución más rápida. ¿Te resulta familiar esta situación?

No cabe duda de que su vocación de servicio lleva a las secretarias a estar siempre bien predispuestas y deseosas de colaborar en todo lo que esté a su alcance, pero a veces puede suceder que se vean desbordadas y que les haga difícil establecer prioridades o aprovechar su capacidad para desarrollar tareas realmente valiosas para la compañía, mientras terminan dedicando la mayor parte de su tiempo a cuestiones triviales. Definitivamente están capacitadas para mucho más que eso y no deberían permitir que se las subestime.

Entonces... ¿cómo decir que no de una manera educada, sin generar antipatías? El concepto de "multitasking" tan asociado con estas posiciones, hace que muchas veces no sea bien vista una negativa. Entonces la solución tal vez no sea decir que no, sino "no ahora". Una opción puede ser explicar: "En este momento estoy trabajando en..... que tiene urgencia, pero tan pronto me sea posible me encargaré de su solicitud". Otra posibilidad sería contestar con una sonrisa amable y transmitiendo interés: "Me gustaría mucho poder ayudarlo, pero no estoy a cargo de esa tarea y no cuento con las herramientas necesarias, pero seguramente en el sector de... podrán orientarlo".

¿Cómo manejas estas situaciones en tu trabajo? ¿Cómo respondes ante requerimientos inoportunos, excesivos o inadecuados? Tu experiencia personal sin duda será un gran aporte para todas las colegas, que seguramente también se plantean esta inquietud con frecuencia. ¡Gracias desde ya por compartir tus opiniones!

Aumentando mi empleabilidad

"Tanto si piensas que puedes, como que no puedes, tienes razón"

extraído de "La última lección", Randy Pausch

Muchos postulantes que buscan trabajo no lo consiguen en el corto plazo. ¿Por qué ocurre esto? Entre otras variables, reconocemos que el mercado laboral cambió, que es más exigente y competitivo. Y, como habrán notado, las personas ya no trabajan toda la vida en una misma empresa. Algunos empleados, de hecho, casi ni pisan la oficina, porque trabajan desde su casa la mayor parte del tiempo.

Es bastante claro: el panorama laboral está mutando rápidamente hacia otras formas, tendientes a los cortos plazos, al trabajo por proyectos, al manejo de tareas complejas y a desafíos permanentes. Lo vemos en las especificaciones sobre los conocimientos, habilidades y actitudes que las empresas buscan en sus secretarias, recepcionistas y asistentes: no se trata de un capricho, las empresas piden más, porque necesitan más de sus empleados. Tengamos en cuenta que no solo el mercado laboral es más competitivo, todos los mercados pasaron a serlo. Y se hace necesario hacer más, con menos.

En ese escenario buscamos empleo y trabajamos. Las invitamos entonces a recapacitar sobre qué ofrecen en sus CVs, cartas de presentación y entrevistas. Se trata de pensar, por ejemplo: ¿Qué me hace única? ¿Por qué deberían entrevistarme y darme una oportunidad laboral?

Y una vez que conocemos cuáles son nuestras características como "empleables", necesariamente debemos preguntarnos en qué podríamos mejorar. ¿Qué aspectos podemos fortalecer de nuestros conocimientos, habilidades y actitudes para ser todavía más atractivas para los empleadores? Ser más "empleables" hace que la propia empresa quiera retenernos y que otras empresas quieran contratarnos.

Día a día podemos capacitarnos. ¿Cómo lo logramos? De diversas formas. Hay muchas modalidades para aprender: en el aula, mientras trabajamos, en casa, etc. En este contexto me refiero particularmente a las opciones que nos ofrece nuestro ambiente como fuente de aprendizaje gratuito o de bajo costo, a formas de desarrollarnos que a veces no tenemos en cuenta y que están esperando ser explotadas.

¿A qué oportunidades me refiero? ¡Aquí van dos ejemplos!

• Sumarnos a actividades nuevas en el trabajo: participar de nuevos proyectos, proponernos para nuevas tareas, hacer algo diferente, tal vez contactarnos con nuevas personas, encarar una tarea de manera distinta, etc. Ufff... ¡más trabajo ! ¡Claro ! Aprender cuesta tiempo y esfuerzo, y no todas las personas están dispuestas a invertirlo en autodesarrollarse. Eso nos da una ventaja competitiva a quienes sí deseamos hacerlo.

• Alternativas gratuitas que nos ofrece Internet: hablar y comprender otro idioma requiere años de esfuerzo y práctica. Sabemos que el inglés es fundamental como herramienta en nuestro trabajo (y si no lo es hoy, en el futuro de la empresa lo será). Saber inglés u otro idioma nos abre puertas, nos da acceso a información que puede hacer la diferencia. ¿No tenemos tiempo o no podemos invertir en clases de idiomas? Solo investigando en nuestro sitio web, podrás encontrar muchas noticias sobre diferentes portales de idiomas. Desde ya que este aprendizaje no reemplaza el tiempo con un profesor o el tiempo de uso real del idioma. Pero tengamos en cuenta que escuchar un podcast, hacer un ejercicio online o tal vez chatear en otro idioma nos mantiene al día, amplía nuestro vocabulario y nuestra capacidad de comprensión. El punto aquí es ser constante con la actividad. Si están atentas a los portales de empleo, blogs o páginas asociadas a su actividad, seguramente también podrán acceder a webinars, e-learnings u otras alternativas.

Les dejo estas ideas como un simple disparador, para que piensen un poco más en las múltiples formas que hoy tenemos a nuestra disposición para volvernos más "empleables". Mi sugerencia es que vayan de a poco, progresivamente y de forma constante, ¡sin detenerse más que a leer el blog de Mundo de Secretarias !

Candela, en colaboración con Mundo de Secretarias.

Inducción a la organización de secretarias y asistentes

¿Cómo generar un vínculo productivo lo antes posible?

Siempre he pensado que muchos problemas entre jefes y subordinados se originan en una particular dificultad en el flujo de la dimensión comunicacional. Como ocurre con una pareja, una amiga u otra relación cercana, el vínculo humano requiere una retroalimentación. Y, en cuanto estamos trabajando en una empresa, a esto se suma la necesidad de ser productivos como resultado permanente de la interacción diaria.

Es decir que necesitamos comunicarnos efectivamente para aceitar los procesos que directa o indirectamente hacen que la empresa gane dinero. Y esto, hacerlo lo más rápido y lo mejor posible!

Cuando ingresamos a una nueva compañía, desde el primer día de trabajo comienza la adaptación al puesto y al grupo de trabajo. Algunas empresas incluyen un proceso de inducción formal, otras lo manejan informalmente. Esto depende muchas veces del tamaño y tipo de empresa. El objetivo de la inducción es presentarle la empresa al ingresante, sus aspectos más relevantes, como la misión, visión y valores, las características del negocio, de los procedimientos, la historia de la empresa, etc. Los contenidos y formatos varían, aunque el objetivo es siempre el mismo: acelerar el proceso por el cual un empleado/a se convierte en productivo.

Es necesario aclarar que aunque se realice una inducción formal, muchas de las pautas y costumbres de la empresa se adquieren estando allí, en el campo de trabajo. Si todos se saludan con un beso en la mejilla al finalizar el día, la inducción formal no hablará de ello en la mayoría de los casos. Y la adaptación más rápida, la hará aquella empleada o aquel empleado que sepa captar y conocer cómo y porqué se hacen las cosas en esa empresa.

En caso de todo empleado o empleada, también hay un proceso de adaptación relativo al nuevo jefe/a directo/a. Y en específico, en el caso de la secretaria o asistente personal, estamos hablando de una adaptación de la que depende la permanencia en el puesto de trabajo posiblemente. He visto secretarias que se llevaban mal con su jefe o jefa. Y han durado poco. La interdependencia en las tareas es tan alta, que resulta muy difícil sostener una relación poco cordial o poco productiva. ¿Cómo empezar con el pie derecho entonces?

Mi consejo es, desde un primer momento, indagar sobre las necesidades del jefe o jefa. Y esto significa que debemos hacer muchas preguntas. La experiencia laboral nos enseñará mucho en este sentido, pero aquellas que recien comienzan especialmente, deben saber que las preguntas dan cuenta de su interés, orientación a la calidad y a la excelencia en el trabajo.

Es necesario saber cuáles son nuestros objetivos en la empresa y que se espera de nosotras. La idea es, entonces: ¿Cómo lograr que esto se nos transmita claramente? (ah...y les aclaro, antes de continuar, que he descubierto científicamente que la magia no existe...por lo que no se hagan ilusiones, la solución implica... si adivinaron! Más trabajo!)

La magia no existe claro... aunque tal vez tengamos suerte y nuestros jefes nos transmitirán claramente sus espectativas sin que siquiera lo consultemos. Otros darán por sentado que sabemos lo que se espera de nosotras. Aquí es donde se nos debe prender la alarma sonora y titilante.

Si no nos son claros con lo que esperan de nosotras, es necesario proactivamente buscar esta información. Por más que hayamos pasado por muchos jefes o jefas, nada debe darse por sentado.

De forma progresiva, podemos realizar preguntas genéricas, como por ejemplo: “¿En qué puedo colaborar para que Ud. pueda concentrarse en agregar valor a su trabajo?”. “La secretaria anterior, si la hubo, que hacia que le resultaba muy útil? ¿Y que hacia que no le resulta de utilidad?” “¿Cuáles son mis tareas más importantes? ¿Cuáles no?”. O tal vez más especificas: “Le parece bien que ante la presencia del director, filtre todas las llamadas?”, etc.

Indagar directamente y sin rodeos es la forma de saber que se espera de nosotras. No tengan temor de parecer inseguras o amateur. Es una actitud profesional tener dudas y buscar información para aprender cada vez más, desde los primeros minutos en que ingresamos a la compañía. Para accionar con excelencia, es necesaria siempre la informacion confiable y oportuna. Es amateur quedarse con dudas y no saber que esperan de nosotras.

Por Candela, colaboradora de Mundo de Secretarias.

Maltrato en el lugar de trabajo

Entre el "nada puede hacerse" y el "protesto... ¿y me expongo demasiado?"

¿Te ha ocurrido alguna vez esto de presenciar alguna situación de maltrato en el lugar de trabajo? ¿Fuiste víctima? ¿O tal vez testigo de un maltrato a otros?

Lamentablemente el maltrato psicológico no es una novedad: humillaciones, desprecios, descalificaciones, insultos, etc. No resulta extraño identificar como observadoras este tipo de situaciones. Por ejemplo, vamos a un negocio y vemos que el jefe maltrata a un empleado que nos está atendiendo. Notamos al empleado avergonzado, porque es un adulto al que están reprimiendo de mala manera y delante de otros, no es para menos que se sienta mal. Pero, por temor a perder su empleo, no puede manifestar su descontento. Probablemente, desde la empatía, este tipo de escenas nos transmitirán diversas emociones.

Ahora bien, considero que generalmente nos cuesta un poco más caer en la cuenta de la gravedad cuando somos nosotras las receptoras de este tipo de agresiones. Muchas veces dudamos de lo que percibimos, creemos que nos sentimos incómodas pero que tal vez entendimos mal o sobredimensionamos el hecho. O hasta podemos llegar a pensar que realmente hicimos algo tan mal como para merecer ese desdén, en claro conflicto con nuestra autoestima.

Cuando la situación se repite varias veces, comenzamos a convencernos de que no podemos estar tan confundidas y damos crédito a nuestros sentimientos y percepciones. Es entonces cuando comprendemos que hay algo que hacer porque estamos sufriendo un maltrato.

Y pronto nos enfrentamos al dilema planteado al comienzo: ¿cómo puedo hacer algo sin generar más conflicto? ¿cómo puedo plantear este tema si la persona que lo genera tiene un cargo superior? Ante tal disyuntiva solemos optar por guardar silencio.

De esta forma muchas situaciones de maltrato pueden mantenerse en el tiempo. En cierta forma "naturalizamos" la violencia, nos resignamos a que "así son las cosas y nada puedo hacer para que cambien".

Reflexionemos al respecto. Sabemos que ni la violencia física ni la psicológica deberían ser admitidas en ningún contexto, aunque nos hayamos acostumbrado a ello, aunque nos digan que siempre fue así. Pero, al no saber cómo manejar la situación, podemos acabar convirtiéndonos en víctimas crónicas o, en otros casos, en testigos impotentes ante el maltrato hacia algún colega.

Una vez que aceptamos que esta situación de hostigamiento no es sana, hemos dado el primer paso. ¿Qué hacer entonces? Debemos evaluar la posibilidad de hablar con Recursos humanos, un gerente criterioso o algún profesional que pueda orientarnos. En ocasiones podemos enfrentarnos a la indiferencia de la organización. Es preciso ser conscientes de que ello puede ocurrir y que tal vez hasta nos expongamos a respuestas aún más hostiles. Se necesita avanzar con cautela, cuidando nuestra fuente de trabajo pero al mismo tiempo valorándonos a nosotras mismas y al resto de los colaboradores, procurando poner los límites que sean pertinentes a aquellos que se olvidan del respeto y de la dignidad de las personas.

Si nos hallamos en una encrucijada porque necesitamos el empleo y sentimos que no nos queda otra opción que continuar allí y con este problema, nunca permitamos acostumbranos al maltrato y continuemos buscando otra solución alternativa (acudiendo a ayuda profesional, buscando otro trabajo, hablando con otro integrante de la empresa que pueda orientarnos, solicitando asesoramiento legal, etc.)

Siempre hay un término medio entre no hacer nada y hacer todo junto o impulsivamente. Porque entre todo y nada siempre hay algo. En este caso, la posibilidad de cambiar la mirada propia sobre el tema, que no es poco.

¿Viviste alguna situación como esta? ¿Pudiste resolverlo? ¿De qué manera? ¡Gracias por compartir tu experiencia!

Candela, en colaboración con Mundo de Secretarias
Basadas en artículos de Psicología Laboral y reflexiones personales

Mundo de Secretarias

Adaptación a los cambios

Últimamente estuve pensando mucho en los cambios. Una de las aptitudes que relevo en las entrevistas laborales es justamente la capacidad de adaptarse a los cambios. Esa aptitud es muy importante para cualquier puesto.

Vivimos en un mundo de constantes cambios y desde el comienzo de la historia de la humanidad el ser humano ha debido enfrentarse a diversas situaciones, entornos, desafíos y amenazas. Adaptarse desde el punto de vista biológico es una forma de subsistir, en el ámbito psicosocial, laboral o profesional es una manera de aprender, de superarse y de triunfar.

En la actualidad todos estamos transitando una era de transformaciones: climáticas, sociales, culturales, tecnológicas, etc. En mi caso particular, me he enfrentado a innumerables cambios a lo largo de mi carrera: reestructuraciones, nuevos jefes, compañeros, políticas, procedimientos, etc. Sin duda alguna los cambios en mi vida personal han sido aún más frecuentes y significativos. Sin ir más lejos, el presente año comenzó con grandes cambios internos y externos. Es un buen momento para reflexionar sobre la mejor manera de enfrentarlos.

Si bien en un primer momento es inevitable sentirse abrumado, desorientado y hasta desmotivado, considero que la clave para lograr una correcta adaptación recae en tres puntos fundamentales: la confianza, el análisis y la perseverancia.

Debemos confiar en nosotros mismos, en nuestra capacidad para responder eficazmente ante los nuevos escenarios. Es preciso apartar el famoso "no voy a poder..." que muchas veces se instala en nuestras mentes cuando cualquier cambio relevante y sorpresivo aparece en el camino. Y si realmente nuestra autoconfianza está debilitada, un buen ejercicio sería hacer un repaso de nuestra experiencia, de todos los cambios a los que nos hemos enfrentado a lo largo de la vida para descubrir cómo, de una forma u otra, hemos logrado adaptarnos y salir airosos. Seguramente nos sorprenderemos al caer en la cuenta de lo numerosos que han sido dichos cambios.

El autoanálisis es otro requisito elemental para lograr una buena adaptación. Debemos conocer en profundidad nuestras fortalezas y debilidades, para sacar el mayor provecho de las primeras y hallar la mejor manera de contrarrestar las últimas. Si desconocemos nuestros puntos débiles éstos podrán jugarnos una mala pasada en más de una oportunidad. Es necesario ser consciente de las herramientas con las que contamos y aquellas de las que carecemos para enfrentar los nuevos desafíos. También debemos estar muy atentos a nuestras reacciones, los sentimientos que nos provocan las nuevas experiencias a las que nos enfrentaremos a lo largo del camino del cambio. Cada sentimiento negativo puede remitirnos a algo más profundo que una simple resistencia a lo desconocido, puede tratarse de algún conflicto interno sin resolver que, de no afrontarlo, podría convertirse en un impedimento no solo en la situación actual sino también en un futuro.

Es indudable que la perseverancia es el punto más importante en este proceso. Más de una vez sentiremos el impulso de bajar los brazos y el deseo imperioso de volver a la situación anterior, aquella que representaba lo que en psicología se denomina "zona de confort". La zona de confort es un estado mental donde nos encontramos cómodos con nuestra vida actual, aunque no nos satisfaga completamente, es una especie de conformismo. Cualquier nuevo desafío que nos aleje de este estado nos inquieta y hasta podría conducirnos a una fuerte crisis. Pero el conformismo no es la solución, no debemos darnos por vencidos en la búsqueda de la felicidad plena. Los cambios son inevitables y si bien al principio puedan parecer amenazas, no dejan de ser oportunidades de mejora. Confrontarlos, aprender de los errores, experimentar nuevas sensaciones, descubrir nuestras capacidades ignoradas, todo ello viene de la mano del cambio, nos hace crecer, enriquecernos y ampliar nuestra visión.

Podemos continuar con nuestra vida como si fuera una rutina, una sucesión de situaciones cotidianas que podemos controlar desde la seguridad de lo conocido. O podemos darle la bienvenida a los cambios, animarnos a la aventura que implica lo desconocido, todas esas experiencias por descubrir. No saber cuál será el resultado puede generarnos gran incertidumbre y hasta cierto temor, pero hay algo que no podemos dudar: independientemente del resultado es más lo que ganaremos al adentrarnos en el camino del cambio que lo que dejaremos en nuestra zona de confort.

¿Y ustedes? ¿Se han enfrentado a cambios significativos últimamente? ¿Cómo los afrontaron? ¿Cuál fue el resultado?

Nuestra carrera está en nuestras manos

En más de una oportunidad he escuchado frases como: "No me tienen en cuenta". "Me esfuerzo cada día y no me lo reconocen". "Mi trabajo es mejor que el de XX pero es a él/ella a quien le dan las oportunidades". ¿Alguna vez dijiste o pensaste algo parecido?

Hoy estuve haciendo un recorrido mental por mi carrera y me di cuenta de algo muy importante: siempre he salido al encuentro de las oportunidades. Porque si simplemente nos sentamos a esperar a que éstas toquen a nuestra puerta, eso rara vez ocurrirá.

Simplemente es muy difícil, en el entorno competitivo en el que nos movemos hoy en día y sobre todo cuando trabajamos en empresas muy grandes, diferenciarnos, hacernos notar. Muchas veces debemos juntar coraje, levantar la mano y decir "aquí estoy". De lo contrario, seguiremos pasando desaparcibidos entre "el montón". Dejar de ser un "número" en las nóminas de las empresa solo depende de nuestra actitud.

¿Y cuál debería ser esa actitud? No basta con anotarnos en todo curso que se nos ocurra para agregar conocimientos a nuestro curriculum. También debemos poner en práctica los conocimientos adquiridos, demostrar que podemos brindar un "valor agregado" a nuestras tareas diarias. Sorprender, innovar y no dejar de "vendernos", constantemente, sin llegar a caer en la soberbia. No temer dar nuestros puntos de vista, opinar, proponer, sugerir y poner en práctica una otra vez nuevas ideas, sin temor a equivocarnos porque, en definitiva, de los errores también se aprende y mucho.

Otro punto importante es saber observar a nuestro alrededor, para detectar las oportunidades. Un análisis FODA de nuestro desempeño puede ayudarnos a identificar nuestras fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas. Luego debemos trabajar en ello. Afianzar nuestras fortalezas, lucirlas, explotarlas. Buscar la forma de contrarrestar nuestras debilidades, capacitarnos y buscar ayuda siempre que lo necesitemos. Neutralizar las amenazas y no dejar escapar ninguna oportunidad.

Puedo citar dos ejemplos que vienen en este momento a mi mente. Hace mucho tiempo, trabajaba como recepcionista en una empresa en crecimiento. Transcurrido un tiempo más que prudente, sentí que había aprendido lo suficiente como para enfrentar un nuevo desafío. Observé a mi alrededor con mucha atención. Y allí estaba, una oportunidad en la que podría no haber reparado si no me hubiera puesto a pensar seriamente en ello. Todos los miembros del cuerpo directivo tenían sus propias secretarias, excepto uno, el Director. Entonces diseñé una propuesta, solicité una reunión con él y le planteé lo que podía ofrecerle para facilitar su trabajo. Al poco tiempo me convertía en su asistente. ¿Cuál fue el secreto? Haber ganado previamente su confianza, haber demostrado mi compromiso y responsabilidad día a día y, lo más importante de todo, haber levantado la mano diciendo "aquí estoy, tengo deseos de aprender, progresar y brindar lo mejor de mí".

El segundo ejemplo no está directamente relacionado conmigo. Una compañera de trabajo solía lamentarse diciendo que varios de sus colegas habían logrado ser considerados para desarrollar un proyecto de la empresa en el exterior, habían tenido la oportunidad de viajar y crecer en sus profesiones. Yo simplemente le dije "¿Has conversado con tu gerente al respecto? ¿Mencionaste tus deseos de ser tenida en cuenta y tus capacidades para desarrollar ese trabajo?" Al principio ella dudó, dijo que eso era algo que tenía que surgir de su superior, que no debería ser necesario que se lo hiciera notar, que él debería darse cuenta solo. Pero pronto comprendió que no era la única "compitiendo" por aquella oportunidad y que tal vez los demás habían sabido salir a su encuentro con mayor determinación. Además, ni el mejor jefe puede adivinar lo que sentimos o deseamos, si no se lo transmitimos. Tiempo después, luego de haber mantenido una conversación con su jefe, armaba las valijas y se subía al avión...

Nunca serán mal vistas este tipo de iniciativas por parte de nuestros superiores, por el contrario, demuestran nuestro interés, compromiso y deseos de superación, cualidades muy valoradas hoy en día por las empresas. Entonces, si logramos detectar verdaderas oportunidades y consideramos que reunimos los requisitos necesarios para enfrentarlas con éxito, ¿qué debería detenernos? Absolutamente nada. No hay nada por perder y mucho por ganar. Si tenemos otras habilidades debemos ponerlas sobre la mesa, demostrar de lo que somos capaces y no menospreciarnos. Nuestra carrera está en nuestras manos, a fuerza de tenacidad, determinación y automotivación. ¡No lo olvides!

¡ FELIZ AÑO NUEVO !

Cuando un nuevo año comienza es tiempo de hacer balances, de marcarse nuevos objetivos, de soñar y alimentar el optimismo.

El año que se fue realmente ha sido complicado para mí, muchos cambios inesperados me dejaron un sabor amargo y sembraron dudas y temores. Pero también puedo rescatar experiencias positivas, como haberme reencontrado con amigos a los que hace mucho tiempo no veía, la llegada al mundo de la primer hija de una amiga muy querida, el nacimiento de nuevas esperanzas y proyectos...

Debido a causas personales tuve que alejarme de mis lectores por un tiempo, pero aquí estoy de regreso, con energías renovadas y con nuevas ideas que poco a poco iremos compartiendo. Por empezar, año nuevo, boletín nuevo. Espero que encuentres agradable el diseño que con tanto cariño creé para que la experiencia de estar en contacto sea siempre innovadora y fortalezca nuestro vínculo. Si aún no lo recibís, podrás suscribirte haciendo clic aquí.

Te deseo de corazón toda la felicidad y muchos éxitos para este nuevo año que comienza. Mi objetivo para el 2010 es que sigamos luchando por nuestros sueños y que no bajemos los brazos nunca, aún cuando todo a nuestro alrededor parezca estar en nuestra contra. Si observamos con atención, siempre encontraremos una motivación y una mano amiga dispuesta a ayudarnos. Ese fue el aprendizaje que me dejó el 2009. ¿Y vos? ¿Qué aprendiste? Sería muy enriquecedor que lo compartieras dejando tu comentario aquí.

¡Un abrazo!

Les deseamos de todo corazón que pasen un excelente día.

Estamos convencidas de que es justo que sea reconocido todo el esfuerzo, compromiso y dedicación de las secretarias con ¡¡¡un DÍA especial para todas ustedes !!!

Por hoy, dejemos que sean los demás quienes estén atentos a sus necesidades, que las mimen, las feliciten y las alienten mientras se preparan para disfrutar el fin de semana...

Las invitamos a compartir con sus colegas cómo pasaron su día, qué regalos recibieron, qué representa para ustedes esta fecha y todo lo que sientan...

¡Un abrazo!