A veces, especialmente cuando estamos apurados de tiempo, desearíamos que el tiempo fuese como chicle y lo pudiésemos estirar y encoger a nuestro antojo. En este resumen, nos gustaría poder proporcionar las herramientas que le permitieran hacer estas y muchas otras cosas más para administrar el tiempo; sin embargo, aún no conocemos el secreto.
La idea es: "Domesticar el tiempo"
Posiblemente nuestra generación es, hasta el momento, la más productiva de la historia, pues ninguna generación anterior ha tenido ocasión de manejar datos tan variados y complejos en tan grandes cantidades como lo hemos hecho nosotros. Por otra parte, la tecnología también ha hecho posible la rápida transmisión de datos que necesitamos para nuestro trabajo, para administrar nuestras cuentas, comunicarnos con amigos y organizar la información que recibimos en grado creciente.
Esta nueva dinámica ha hecho que el tiempo se redistribuya de forma que nuestras responsabilidades han aumentado de manera paralela al progreso tecnológico: los plazos de entrega se han acortado, la cantidad de trabajo ha aumentado y en la actualidad trabajamos más horas para poder controlar tanto el volumen creciente de información, como las nuevas responsabilidades.
Una consecuencia de todo lo anterior es que más que nunca el tiempo es oro y su precio se mide en productividad. Somos dueños de nuestra productividad en la misma medida en que somos dueños de nuestro tiempo y existe una serie de técnicas que pueden contribuir a realizar el mejor uso tanto de nuestro tiempo de trabajo como de nuestro tiempo libre, reduciendo así el estrés que producen las restricciones temporales en la sociedad actual.
La mayor parte de las personas tiene poco o mal definido el uso que hace del tiempo. Aunque usted tenga claro cómo debe distribuir su tiempo, un inventario de cuánto tiempo pasa realizando varias actividades le podría sorprender.
Un sencillo ejercicio de diagnóstico para aplicar en su vida profesional o personal consiste en llevar un pequeño cuaderno de notas a todas partes y anotar en el mismo, qué actividades a realizado indicando cuánto tiempo le tomó realizarlas.
Tal vez prefiera limitarse a controlar sus actividades profesionales; no obstante, el experimento resultará doblemente útil si también registra las actividades que ha llevado a cabo en su tiempo personal.
El paso siguiente es analizar las anotaciones y fijarse, dentro de las labores que realiza en su trabajo y en su tiempo libre, cuáles son las dos a las que más tiempo le dedica y las dos a las que menos. Asimismo, evalúe con sinceridad a qué actividades debería dedicar más tiempo y a cuáles debería dedicar menos. Las conclusiones a las que llegue le ayudarán a identificar las áreas de su vida personal y profesional que más podrían beneficiarse de un cambio.
Otro ejercicio que podemos utilizar para gestionar nuestro tiempo es "Poner los patitos en fila". Esta frase tan cursi, hace referencia a la forma en que los patitos suelen nadar en fila india detrás de su mamá. Examinaremos algunas formas de ordenar las tareas según su prioridad con la finalidad de que usted encuentre un proceso de calificación que se ajuste a su estilo.
El primero de ellos es el Sistema ABC, recomendado por casi todos los expertos en administración del tiempo y utilizado por más maniáticos del orden que cualquier otro. Se trata de asignar letras a las tareas según su importancia, así la A corresponde a las tareas que se deben realizar inmediatamente, las tareas B son aquellas que deberían hacerse rápido aunque no corren tanta prisa como las tareas A, las tareas C se pueden posponer sin problema y las tareas D teóricamente ni siquiera necesitan realizarse.
La ventaja de este sistema a su situación actual para tener una visión clara de cómo funciona: por ejemplo, haga una lista de diez cosas que tenga que hacer mañana y ordénelas en orden de importancia calificándolas con la letra correspondiente.
El Sistema ABC tiene varias aplicaciones prácticas, ya que podemos calificar las tareas que apuntemos en la agenda, las de la lista de cosas para hacer e incluso crear un sistema de bandejas en el escritorio en el que clasifiquemos documentos como A, B, C o D.
El siguiente sistema es una variación del anterior ABC y consiste en utilizar tarjetas o post-it en las que escribiremos las tareas que tenemos pendientes, las colocaremos todas ellas sobre la mesa y luego las ordenaremos por orden de importancia o de necesidad de acción.
También podría utilizar un gran tablero magnético en el que puede mover las tareas fácilmente. Este sistema tiene la ventaja de que puede ser utilizado por varias personas a la vez dentro de un equipo de trabajo y, además, es un sistema visual que facilita una perspectiva general con un solo vistazo.
El Sistema de Inventario es otra variación del ABC que parte de la idea de que la mejor forma de aprender es revisar lo que se ha hecho durante el día y aplicarlo al día siguiente, por lo cual es crucial evaluar la productividad de cada día estableciendo cada mañana lo que se desea conseguir ese día. Aunque este método no es en sí una medida que ahorre tiempo, genera cambios de conducta que ahorran tiempo.
Así es como si quiere "Domesticar al tiempo" será bueno poner manos a la obra: observar, estar atento, aplicar los ejercicios y luego redistribuir esos tiempos que note que está utilizando mal o desperdiciando, tanto para su propio bien como para el de su equipo de trabajo. Logrará de ese modo gestionar eficazmente su tiempo.
Fuente: B&C Capacitación y Coaching
