A tono con ejecutivos cada vez más autónomos, las secretarias dejaron de cumplir directivas, para pasar a decidir por sí mismas, liderar proyectos y coordinar equipos de trabajo. Los nuevos requerimientos y desafíos de esta posición, que hoy se encuentra entre las de mayor demanda.
Por María Gabriela Ensinck
Para El Cronista Comercial
De atender el teléfono y tipear las cartas del jefe, las secretarias pasaron a ganar cada vez más espacio en las organizaciones y a tomar decisiones claves en el día a día. Ya no alcanza con ponerse un traje sastre, tacos aguja y saber inglés. Las nuevas asistentes deben ocuparse de temas de logística, compras, legales, sistemas, comunicación y organización de los viajes y eventos corporativos.
"Desempeñarse hoy como asistente de un ejecutivo de empresa no tiene el mismo significado que en años anteriores, cuando las exigencias del mercado eran menores y las tareas del personal tenían relación directa con un trabajo estrictamente de oficina", señala Cristina Girado, rectora del Instituto Argentino de Secretarias Ejecutivas (IASE). "Hoy, las secretarias deben tener conocimientos del negocio donde se desenvuelven y actitudes como la mentalidad proactiva, la empatía y las habilidades de comunicación son fundamentales", agrega.
Anne Marie Richard, fundadora de la Consultora Secretarias y Negocios (S&N) amplía: "El rol de la secretaria cambió. Ya no está relegada a tareas administrativas básicas, sino que es alguien que entiende el negocio y puede tomar decisiones como brazo derecho de su jefe", dice. "Por eso, además de idiomas y conocimientos administrativos y de protocolo, tiene que estar inmersa en la tecnología actual, para poder resolver una videoconferencia, buscar información relevante en Internet o preparar una presentación digital", manifiesta. Contar con una buena secretaria puede hacer la diferencia entre un negocio en marcha y un fracaso en puerta. Se trata de perfiles muy buscados y difíciles de conseguir. De hecho, las secretarias, asistentes personales, asistentes administrativas y personal administrativo fueron la segunda categoría de mayor demanda laboral en 2010, según el informe Escasez de Talentos elaborado por la consultora Manpower. El mismo estudio, realizado en base a una encuesta global que, en la Argentina, incluyó a 800 encuestados, indica que la remuneración de una secretaria bilingüe, con cuatro años de experiencia en la asistencia gerencial, parte de los $ 6500 - $ 7000 netos. En el caso de secretarias trilingües (generalmente el tercer idioma es el portugués) superan ampliamente esa cifra.
Las más buscadas
Según Richard, no hay un perfil único y definido de secretarias, porque esto depende de cada empresa y cada jefe. "En general, lo que se busca es complementar y compensar áreas en las que el directivo necesita ayuda. Si es desorganizado, necesitará alguien que le lleve la agenda", comenta la ejecutiva. A las tareas se suman el apoyo en las tareas de relacionamiento y comunicación. De peso es, además, la capacidad de atender muchos temas al mismo tiempo (multitasking), y tener un rol activo en proponer soluciones a los problemas. No obstante, además de los conocimientos administrativos básicos y los idiomas, hoy es imprescindible conocer el sector donde se va a trabajar, ya que las secretarias se involucran cada vez más en el negocio. Y a la capacitación formal, que requiere actualización constante mediante cursos y seminarios, hoy se agregan habilidades de tipo social, como comunicarse asertivamente, ser capaz de armar redes de trabajo, e incorporar el concepto del Project Management, porque una secretaria ejecutiva o administrativa, hoy, coordina tareas, pero también recursos humanos y económicos.
"Si bien las características personales definen, en mayor o menor medida, el buen desenvolvimiento de una secretaria, "la excelencia no se alcanza sino con la ayuda de la incorporación y puesta en práctica de conocimientos de valor agregado que se relacionen con el rubro empresarial en que se trabaja", destaca Girado. La rectora del IASE relata que, en muchos casos, los requerimientos diferirán según la empresa y el sector y es por esto que crece la tendencia en las compañías a implementar, para sus secretarias, la capacitación in company".
"En los últimos años, ha crecido mucho la demanda de cursos a medida dentro de las compañías, ya que esto permite que las secretarias desarrollen sus habilidades personales en un clima de intercambio con sus pares dentro de la organización", destaca Girado.
Vocación y profesión
Patricia Rodó (44), secretaria de un estudio jurídico internacional, destaca que la característica central de su trabajo es "sentir pasión por lo que hacés y tener un gran sentido del humor, ya que los estados de ánimo son contagiosos, y si todo parece estar mal, hay que sostener el buen clima". Para Rodó, que lleva 25 años como secretaria, lo suyo es "una vocación que descubrí trabajando, ya que en realidad estudié Periodismo", confiesa.
"Creo que hoy está más jerarquizada la función que cuando empecé. Si bien los ejecutivos son cada vez más independientes y esto desligó a las secretarias de ocuparse de la redacción de cartas y mails, la realidad es que ellos generan el negocio y de la parte más operativa se ocupa la asistente", apunta. Por eso, destaca que es esencial conocer la empresa y el rubro, estar informada y ser más proactiva que reactiva.
Para María Fernanda Diana (21), asistente administrativa en un estudio de educación terciaria porteño, "el manejo de las tecnología es de gran ayuda, pero también se necesita calidad humana". En su caso, integra un equipo de cuatro personas, que a su vez asisten a un grupo de gerentes, la directora de la organización. Sus funciones incluyen la gestión de la agenda de los ejecutivos, el banco de datos de Recursos Humanos, temas de facturación y organización de eventos y viajes. "Este es un trabajo que me gusta - señala-, y mi idea es seguir capacitándome para crecer en esta profesión".
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