Con los cambios en el mundo empresarial, el rol de las secretarias se fue alterando, así como las demandas a la hora de contratarlas. Al manejo del teléfono y la agenda ahora se suman tareas vinculadas con la armonización del ambiente laboral, el trabajo en equipo y el manejo y actualización en las nuevas tecnologías.
"De diez años a esta parte, el liderazgo se modificó. Hoy hay una política de Recursos Humanos diferente. Y la expectativa hacia quienes asisten a los jefes también cambió mucho", explica Marcela Schiumerini, quien planifica la capacitación anual dirigida a asistentes ejecutivos y secretarias del grupo Secretarias y Negocios (SyN).
En este sentido, la experta agrega que, aparte de sus clásicas funciones operativas, actualmente las secretarias cumplen un rol fundamental en la estructura emocional de las organizaciones y en la generación de un buen clima de trabajo. Y sostiene que cada vez es más común que tengan que manejarse con varios superiores a la vez, lo cual hace que se incremente el estrés laboral. "Ya no existe tanto esa relación de uno a uno con el jefe", señala.
Por eso, Schiumerini advierte que, a la hora de la formación, a los aspectos puramente técnicos como teletrabajo, idioma y protocolo hoy es necesario agregar un espacio de reflexión sobre su propio rol.
Esto es importante, ya que hay que tener en cuenta que la secretaria es un elemento clave dentro de las empresas y, por ello, es fundamental que tenga la capacidad de entender los cambios en las organizaciones.
Pero no sólo es necesario que conozca el funcionamiento de la compañía, sino que también debe estar al tanto de las actividades más específicas de su jefe.
Sobre este punto, Connie Eastman, de Secretarias en Red, sostiene que "hoy los jefes trabajan por objetivos y las secretarias tienen que estar al tanto de cuáles son y cómo se desarrollan".
"En la medida en que los jefes cambian, lo hacen también las secretarias", explica Eastman. Por eso, otros de los ítems que se agregan en la capacitación son aquellos vinculados con herramientas de liderazgo y trabajo en equipo, ya que muchas veces tienen que coordinar el trabajo de personas a su cargo.
En este punto coincide Cristina Girado, directora del Instituto Argentino de Secretarias Ejecutivas (IASE): "La cultura empresarial cambió totalmente. Hoy los jefes son más jóvenes y ya no necesitan que sus empleadas les hagan todo. Por eso, la secretaria se vuelve una autogeneradora de trabajo".
Según Girado, esto se debe también a que en ocasiones tiene que tomar decisiones cuando su jefe no está. De allí que otro de los requerimientos más importantes a la hora de contratarlas sea la proactividad.
Estas transformaciones son consecuencia directa de las modificaciones en el vínculo directo con el jefe. Sobre este tema, Claudia Burrafato, directora de la consultora S&R, que capacita a secretarias ejecutivas, describe: "Antes el modelo era más verticalista. En cambio ahora, a veces los líderes llegan a compartir decisiones con sus secretarias".
Por esa razón, si bien hay demandas que se mantienen vigentes, como el manejo de las agendas y la planificación de distintas actividades, los cambios obligan a rectificar la formación, incorporando temas como marketing y organización de eventos.
Es que más allá de las variaciones puntuales en el papel de las secretarias dentro de la empresa, hubo una transformación fundamental en cuanto a las tareas que se les piden, porque su rol se volvió más abarcativo.
En este sentido, Burrafato señala: "Se abrió el abanico de las características que deben tener. Tradicionalmente, ellas se encargaban de la comunicación interna y externa. Hoy su rol se amplió muchísimo".
Quienes realizan la capacitación advierten que las nuevas funciones no vienen a reemplazar a las anteriores, sino que las secretarias se ocupan cada vez de más asuntos y su lugar en la empresa es fundamental. Sobre este punto, Girado concluye: "Hoy la secretaria es, sobre todo, multifuncional".
Fuente: Por Guadalupe Piñeiro Michel en www.ieco.clarin.com
1º de Julio de 2010
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